Workflow oplossing voor een gestroomlijnd bestelproces

Wie heeft deze bestelling goedgekeurd? Waarom is inkoop hier niet bij betrokken? Hoe heeft het inkoopproces er voor deze factuur uitgezien? Zijn er meerdere offertes aangevraagd of is het juiste aanbestedingstraject gevolgd? Zo maar wat vragen die de auditor/accountant kan stellen en waar vaak het antwoord schuldig op blijft, of heel veel tijd kost om het uit te zoeken.

De Procurement Workflow van Avelon zorgt voor een gedigitaliseerd, gestandaardiseerd en gestroomlijnd bestelproces in SAP waarbij de juiste personen de ingevoerde bestellingen controleren en accorderen voordat deze verstuurd worden naar de leverancier. Hierdoor kunt u voldoen aan de interne- en externe regels (compliancy). Daarnaast worden alle stappen in het bestelproces gelogd zodat achteraf precies inzichtelijk is wie wat wanneer heeft gedaan (audit trail). 

Verschillende organisatieonderdelen, bv Inkoop en Finance, kunnen een controle en/of sourcing rol vervullen in het proces. Niet alleen controleren zij ingevulde gegevens, ze kunnen deze indien gewenst ook aanpassen naar de juiste waarden. Daarnaast maakt het aanmaken van nieuwe leverancier masterdata volgens het 4-ogen principe integraal onderdeel uit van het proces.

Voor de goedkeuring van de bestelling door 1 of meerdere budgethouders wordt gebruik gemaakt van de standaard vrijgavestrategie van SAP. Deze kan naar wens worden ingericht, waarbij we uw specifieke goedkeuringsstrategie kunnen opnemen in de standaard flow.

Na goedkeuring van de laatste budgethouder zorgt de automatische PDF creatie van de inkooporderbevestiging voor een uniforme verzending van de bestelling naar de leverancier.

Om het bestelproces goed te kunnen monitoren wordt gebruik gemaakt van de standaard beschikbare statusrapportage. Deze geeft onder andere inzicht in waar welke taak al hoe lang ligt en wat de totale doorlooptijd is.

Samengevat de kenmerken en voordelen van de Avelon Procurement Workflow:

• één integraal, uniform en gedigitaliseerd bestelproces. Van vastlegging tot controle, goedkeuring en uiteindelijk verzending van inkooporder naar leverancier
• Eenvoudige audit trail doordat alle stappen in het bestelproces in 1 log worden bijgehouden
• Borgen compliancy door registratie, controle en accordering bestelling door juiste verantwoordelijken voordat factuur binnenkomt
• Aanmaken van nieuwe leveranciers volgens 4-ogen principe geïntegreerd in bestelproces
• Automatische creatie van gestandaardiseerde PDF inkooporder bevestiging
• Standaard rapportage welke inzicht geeft in de status van het bestelproces
• Automatische email versturing ter notificatie en herinnering van openstaande taken
• Draait op SAP ERP en S/4HANA

Heeft u behoefte om van gedachten te wisselen of en hoe uw organisatie gebaat kan zijn met de mogelijkheden rondom het inkoop proces? Neem dan vrijblijvend contact op over dit onderwerp.