ATB & Bestelvrijgave in SAP

Veel organisaties hebben moeite met het inkoop proces. Vaak worden ATB’s of bestellingen gemaakt nadat de goederen geleverd zijn. De factuur ligt al op de mat en moet snel worden verwerkt. Dit is geen correcte manier van werken.

Uitdaging

Het inkoop proces (ook wel Procure to Pay of P2P) bevat het proces van inkoop en het facturatie proces. Bij het inkoop proces is het van belang de kosten te minimaliseren, de uitgaven financieel te controleren en zo efficiënt mogelijk de bestelling af te ronden zodat andere processen binnen de organisatie geen vertraging oplopen.

 
 

Het inkoop proces bij bedrijven loopt vaak niet gestructureerd en beschikt niet over deugdelijke controles. Dit kan leiden tot ongewenste situaties:

  • Medewerkers doen aankopen zonder autorisatie of incorrecte procuratiebevoegdheden;
  • Medewerkers doen aankopen zonder budget controle;
  • Voorkeursleveranciers worden niet gebruikt;
  • Geen overzicht in aangegane verplichtingen;
  • Door vele handmatige activiteiten is er geen overzicht en lopen kosten op;
  • Geen ‘segregation of duties’.

Oplossing

Om dit soort problemen op te lossen heeft Avelon een 2-tal producten in haar portfolio opgenomen: Avelon PR & PO Approval. Beide producten helpen bij het structureren en het automatiseren van het inkoop proces, van het aanmaken van een ATB tot het vrijgeven en communiceren naar een leverancier van een bestelling. Ze kunnen gezamenlijk of zelfstandig worden ingezet al naar gelang de wensen en behoeften van de organisatie.

 
 

Beide producten zijn ontwikkeld om met een minimale inspanning een standaard oplossing voor het goedkeuren van ATB’s en/of bestellingen te kunnen implementeren. Hierbij is rekening gehouden met best-practices die er in het bedrijfsleven zijn omtrent de verwerking van ATB’s en bestellingen. Het product ondersteunt meerdere vrijgave scenario’s waaronder enkelvoudige en meervoudige vrijgave volgens SAP standaard of een al bestaande of nieuw te bouwen klantspecifieke oplossing.

Uiteraard zijn beide producten ook geschikt om te ontsluiten via de SAP Fiori app voor het goedkeuren van ATB’s, dan wel de SAP Fiori app voor het goedkeuren van bestellingen.

 
 

De ATB- en bestelvrijgave workflow producten bestaan uit de volgende componenten: 

  • Procesbeschrijvingen
  • Analyse klantsituatie
  • SAP Workflow oplossing voor ATB & PO vrijgave
  • Koppeling mailsysteem
  • Statusrapportages
  • Werkinstructies
  • Optioneel: ingerichte Fiori apps

Heeft u behoefte om van gedachten te wisselen of en hoe uw organisatie gebaat kan zijn met de mogelijkheden rondom het inkoop proces? Neem dan vrijblijvend contact op over dit onderwerp.