Uw volledige digitale factuurstroom via één kanaal ingelezen en verwerkt in SAP

Is uw factuurontvangst en herkenning al optimaal? Iedere organisatie ontvangt facturen. Soms nog deels in papiervorm, het merendeel is vaak in PDF en in enkele gevallen wordt een e-factuur (XML) gestuurd. De percentages van deze verschijningsvormen verschillen per organisatie. Om kosten te reduceren en de kwaliteit te verhogen is er steeds meer aandacht voor het verder digitaliseren en automatiseren van deze stroom.


Dit kan door een scanstraat aan te schaffen, waarbij de papieren facturen worden omgezet in een digitale (PDF) vorm. En nog een stap verder door gebruik van OCR software om de metadata van de PDF facturen te herkennen en voor te vullen in SAP. En nog weer een stap verder door met je leveranciers directe koppelingen te bouwen waarbij de factuur volledig elektronisch in XML formaat wordt ingelezen in SAP en de metadata 1 op 1 wordt overgenomen in SAP.

Maar is hiermee uw proces van factuurontvangst en herkenning optimaal? 

Scan- en OCR straten zijn kostbaar in aanschaf en beheer, er is kennis, kunde en inzet nodig om het gebruik van de OCR software te verbeteren en de vaak beperkte herkenning te controleren en aan te vullen in SAP. Daarnaast is het bouwen van een directe e-factuur koppeling met 1 leverancier door de complexiteit (bv. afstemming van het juiste uitwisselformaat) zeer tijdrovend en daarmee kostbaar. Het is daarom alleen maar potentieel interessant om dit te realiseren met uw grootste leveranciers.
 

Groei van e-facturatie

Ondanks de nu vaak hoge kosten voor realisatie van een e-factuur koppeling met een leverancier, biedt een e-factuur in theorie de meeste voordelen. Het volledig digitaal versturen, ontvangen en verwerken van inkoopfacturen verlaagt de kosten, is nauwkeuriger, zorgt voor een snellere verwerking en vooral ook gemak omdat de verwerking automatisch verloopt.

Om deze voordelen te bereiken en e-facturatie tot de norm te maken zijn er platformen en stichtingen opgericht om het gebruik van e-facturen te promoten. Deze initiatieven zorgen voor meer standaardisering in de factuurformaten en een groter aanbod van leveranciers die e-facturen kunnen versturen. Of het echt tot 1 standaard formaat gaat komen is maar zeer de vraag. Iedere branche heeft zijn eigen eisen en wensen, dus in de praktijk betekent dat allemaal variaties binnen één taal (UBL). Daarnaast is het in Nederland wettelijk niet geregeld dat het gebruik van 1 taal wordt afgedwongen.

De overheid is desalniettemin wel overtuigd van de voordelen van e-facturering. Om dit kracht bij te zetten heeft de rijksoverheid besloten dat facturen aan het Rijk voor nieuwe contracten verplicht als e-factuur aangeleverd moeten worden. Decentrale overheden (provincies, gemeenten) zijn verplicht om per april 2019 e-facturen te kunnen ontvangen. Naast deze verplichting is er ook nagedacht over standaard e-facturatieformaten om de uitwisseling van e-facturen te vergemakkelijken. Voorbeelden hiervan zijn het SimplerInvoicing formaat en de kernfactuur vanuit de EU. Initiatieven die de adoptie van e-facturatie zullen versnellen

 

Avelon e-invoicing

In samenwerking met Invoicesharing heeft Avelon een end-to-end oplossing ontwikkeld om de factuurontvangst, herkenning en verwerking in SAP drastisch te verbeteren.

 
 

De oplossing is gericht op het centraal ontvangen en verwerken en vervolgens automatisch inlezen in SAP van al uw digitale facturen. Dit zijn zowel de PDF-facturen als de e-facturen (XML). Eventuele papieren facturen scant u zelf met een eenvoudige scanner en stuurt deze vervolgens ook naar het platform. Uw hele factuurstroom wordt daarmee uniform verwerkt.

Voor de e-facturen geldt dat deze direct door de leverancier naar het platform worden gestuurd. De leverancier mag zijn eigen formaat UBL/XML sturen en wordt dus niet gedwongen in een voorgeschreven formaat aan te leveren. Dit maakt de drempel voor aanlevering zo laag mogelijk. Een groot aantal leveranciers die e-facturen kunnen sturen zijn reeds gekoppeld aan het platform. Het aansluiten van nieuwe leveranciers (onboarding) is kosteloos voor de leverancier.

De verschillende formaten e-factuur alsmede de metadata uit de PDF factuur worden door het platform getransformeerd naar 1 generiek metadata bestand (XML). Van de hierin opgenomen velden wordt 100% herkend uit de e-factuur en 98% uit de PDF factuur. Van iedere aangeleverde e-factuur wordt ook een PDF document gemaakt zodat de factuur ook normaal leesbaar wordt bij de verdere verwerking in SAP.

Het generieke metadatabestand alsmede het PDF document worden vervolgens geautomatiseerd ingelezen in SAP. Hierbij wordt het PDF document opgeslagen in het aan SAP gekoppelde archief en wordt de metadata aangeboden aan SAP Invoice Management dan wel aan een op SAP workflow gebaseerde factuurverwerkingsoplossing. De factuur in SAP wordt hierdoor automatisch voorgevuld met de herkende metadata. Vervolgens vindt verwerking van de factuur in SAP plaats volgens uw huidige inrichting en gebruik.
 

 
 

Validatie- en boekingsrobot

Het op een uniforme en automatische manier aanleveren, herkennen en verwerken van facturen biedt u substantiële kostenbesparing en gemak. De kers op de taart is de validatie- en boekingsrobot.  Iedere factuur wordt door de robot gehaald voordat deze wordt ingelezen in SAP. In deze robot zitten allerlei standaard validatieregels die controleren of het wel een valide factuur betreft. Hier kunt u zelf eigen validatieregels aan toevoegen. Bijvoorbeeld of op de factuur een PO-nummer staat, afhankelijk van een drempelbedrag of leverancier. Komt een factuur niet door de validatieregels, dan wordt deze automatisch teruggestuurd naar de verzender. In onderstaand figuur een voorbeeld validatieregel waarbij alle facturen boven de 2.500 euro zonder PO-nummer worden afgekeurd.

 
 

Nadat een factuur alle validatieregels heeft doorstaan komt deze in de boekingsrobot. Ook hier kunt u eigen boekingsregels definiëren, waarbij afhankelijk van 1 of meerdere condities bepaalde acties worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld, indien factuur van leverancier X dan altijd de factuur verantwoorden op kostenplaats Y. Of aggregeer diverse inkoopcategorieën op 1 grootboekrekening, of gebruik BTW-code A afhankelijk van de relevante condities. De robot wordt daarnaast gebruikt om het juiste bedrijfsnummer in SAP te bepalen indien u er meerdere in gebruik heeft. De verrijkingen van de robot worden toegevoegd aan het generieke metadatabestand en daardoor automatisch in uw SAP-factuur voorgevuld.

De robot ontwikkelt zich steeds verder waarbij nieuwe machine learning technologie wordt toegepast. Deze stelt de robot in staat om op basis van (historische) data patronen te herkennen en hier steeds slimmer in te worden. Dit wordt gebruikt om de factuur te verrijken met concrete boekingsvoorstellen en bijvoorbeeld het PO-nummer te bepalen terwijl die niet op de factuur staat.

 
 

 

Voordelen Avelon e-invoicing

De voordelen van de Avelon E-invoicing oplossing zijn:

  • 1 kanaal voor uniforme ontvangst, herkenning en verwerking van al uw digitale facturen in SAP

  • Geen noodzaak meer voor kostbare en arbeidsintensieve scan- en OCR straten voor factuurverwerking

  • Minder tijd nodig voor vastlegging factuur in SAP door hoog percentage herkenning metadata

  • Onboarden nieuwe e-factuur leveranciers laagdrempelig en kosteloos voor de leverancier

  • Stapsgewijze overstap van PDF naar XML mogelijk binnen 1 oplossing

  • Robot stuurt onjuiste facturen terug naar verzender. Minder vervuiling binnen SAP

  • Robot verrijkt factuur op basis van uw eigen business rules. Verdere groeipotentie door toepassing machine learning

     

Avelon E-invoicing is een end to end oplossing die u ontzorgt, besparing in tijd en geld helpt te realiseren en de kwaliteit verbetert binnen uw administratie.

Heeft u behoefte om van gedachten te wisselen of en hoe uw organisatie gebaat kan zijn met de mogelijkheden van E-invoicing? Neem dan vrijblijvend contact op over dit onderwerp. Wij verzorgen graag een demonstratie of presentatie zodat u kunt zien wat deze oplossing aan voordelen kan bieden.