Opslaan van bijlagen geschiedt standaard in SAP database

Veel SAP gebruikers koppelen lokale PC bestanden aan SAP documenten. Via de "Generic object services" of "Services voor object" knop, beschikbaar in vrijwel alle standaard SAP transacties, kunnen bijvoorbeeld PDF, Word of Excel bestanden toegankelijk gemaakt worden via het onderliggende SAP document. Zo worden in de praktijk bijvoorbeeld offerte bestanden gekoppeld aan bestellingen of binnenkomende bestellingen gekoppeld aan verkooporders. 

Deze bijlagen worden standaard opgeslagen in de onderliggende SAP database. Uiteraard nemen dit soort binaire bestanden procentueel significant meer ruimte in beslag dan de platte data waar de SAP database primair voor bedoeld is.

Onderzoek onder een aantal van onze klanten leert dat in enkele gevallen de tabel waarin bijlagen worden opgeslagen (de tabel SOFFCONT1) tot wel 25% van de totale database kan beslaan. Wanneer men kijkt naar de kosten van opslag in een SAP HANA omgeving kan een reductie van de database significante korstenbesparingen realiseren. Maar ook wanneer traditionele databases gebruikt worden kunnen de voordelen aanzienlijk zijn. Denk hierbij aan backup procedures of systeem kopieën.  

Voorbeeld scenario

In transactie ME21N of ME22N (bestelling creëren of wijzigen) kan men bijlagen koppelen via de knop "Services voor objecten".

 
 

Bij het koppelen van de bijlage aan de bestelling zal dit document in de SAP database worden opgeslagen. De wens is om PC documenten zoals Excel, PDF, etcetera aan een bestelling te koppelen zonder deze bijlagen op de SAP-server te bewaren. Deze documenten moeten opgeslagen worden op een extern opslagmedium.

Om te analyseren of het zinvol is om bijlagen op een alternatieve wijze op te slaan gaan we eerst bekijken wat de database grootte is van de tabel SOFFCONT1. In onderstaande voorbeeld zien we dat deze tabel ongeveer 1.074.542 MB groot is. Ten opzichte van een totale database van 5.661 GB is dit ongeveer 20%!

We zien dat er hier significante besparingen mogelijk zijn. In de volgende paragraaf leggen we uit hoe.

Opslaan van bijlagen op extern opslagmedium

Het is via configuratie mogelijk om bijlagen standaard op te slaan op een externe gegevensbron, bijvoorbeeld een SAP Content Server. De SAP Content Server is een stand-alone SAP component waarop externe documenten kunnen worden opgeslagen. Uiteraard zijn de bestanden direct via SAP opvraagbaar.

De SAP Content server valt binnen de reguliere SAP licentie en is kosteloos te gebruiken. Documenten worden opgeslagen in een MaxDB database (onderdeel van de installatie). SAP applicaties kunnen toegang krijgen tot Content Server voor het uploaden, downloaden of weergeven van documenten via het Archivelink protocol.

Zoals in onderstaande figuur zichtbaar is, zullen bijlagen via KPro in the content repository SOFFDB (onderhouden via transactie OAC0). Deze refereert naar database tabel SOFFCONT1.

 
 

Om documenten op te slaan in een externe content repository dient men de volgende procedure te volgen: 

1. Creëer een content repository gekoppeld met een SAP content server

In de Implementation Guide (IMG) (transactie SPRO) kies SAP NetWeaver → Application Server → Basis Services → ArchiveLink → Basic Customizing → Define Content Repositories.

2. Creëer vervolgens een content repository voor de storage category HTTP content server. Deze content repository bevat de details rondom de connectie naar de SAP content server. 

Er zijn nu dus 2 categorieën beschikbaar: SOFFDB die gekoppeld is met de SAP Database, en SOFFHTTP die gekoppeld is met een SAP Content server.

 
 

3. Toewijzing SOFFPHIO class aan content category SOFFHTTP

  • Kies transactie SKPR08.
  • In het veld previous category SOFFDB staat class SOFFPHIO. Voer hier het veld New Category de waarde SOFFHTTP in.
  • Kies "Save".

Indien waarde SOFFPHIO niet beschikbaar is dient deze beschikbaar gemaakt te worden via transactie SE16N. Wijzig hiervoor de veldwaarde CAT MAINT naar X in tabel SDOKPHCL, regel SOFFPHIO.

Vanaf nu worden alle attachments opgeslagen in de SAP Content server. Men kan dit controleren door de grootte van tabel SOFFCONT1 te bekijken voor en na het koppelen van een bijlage aan bijvoorbeeld een inkooporder.

Migratie

Nadat het standaard gedrag bij het opslaan van documenten gewijzigd is, is het zaak om ook de reeds in de SAP database aanwezige documenten te migreren naar de externe gegevensdrager. SAP heeft hier een aantal hulpmiddelen voor beschikbaar gesteld. Hierdoor kunnen de reeds gekoppelde bijlagen eenvoudig verplaatst worden. 

Het meest recente SAP programma (RSGOS_RELOCATE_ATTA) voor de migratie van bijlagen is beschreven in SAP Note 2293171

In de schermafdrukken hierboven worden alle bijlagen, opgeslagen in de SAP Database, die in een bepaalde periode gekoppeld zijn aan inkooporders, gemigreerd naar een SAP Content server. Eindgebruikers merken geen verschil, voor hen verandert er niets. De SAP database zal echter significant in omvang afnemen. Zoals eerder gemeld in sommige gevallen met meer dan 20%!

Voor vragen of extra informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Sander van der Wijngaart.