Wanneer welke workflow inbox

Inleiding

Sinds de invoering van SAP workflow in 1996 zijn voor het afhandelen van workflow taken een aantal alternatieven naast de standaard SAP Business Workplace (SBWP) beschikbaar gekomen. Al meer dan 10 jaar lang kan bijvoorbeeld de Universal Worklist (UWL) ingezet worden om workflow taken in een SAP Enterprise Portal af te handelen.

Naast de bovengenoemde twee “gesettelde technologieën” zijn er de afgelopen jaren nog meer  mogelijke alternatieven geïntroduceerd, die voor specifieke gebruikersgroepen een betere gebruikerservaring kunnen opleveren. Het meest recente voorbeeld zijn de SAP Fiori applicaties en de mogelijkheden die deze met zich meebrengen. Hiermee wordt niet alleen de gebruikerservaring naar een hoger niveau getild, het biedt ook meer mogelijkheden om workflow taken af te kunnen handelen. Denk bij het laatste bijvoorbeeld aan het mobiel ontsluiten van workflow taken naar uw gebruikers. De laatste verbetering op workflow gebied binnen het SAP Fiori spectrum is de zogenaamde “My Inbox” applicatie. Deze standaard SAP Fiori applicatie is uitgebracht in januari 2015 en hiervan vermeldt SAP dat de toekomst is voor het afhandelen van SAP workflow taken.

Alle SAP workflow inbox alternatieven zijn in dit stuk beschreven. Hierin worden de belangrijkste kenmerken, voor- en nadelen van iedere optie benoemd. Tevens vergelijken we de alternatieven op de belangrijkste kenmerken. Zo kunt u zich een duidelijk beeld vormen welk workflow inbox alternatief het beste bij welke situatie past.

 

SAP Business Workplace

Zoals reeds vermeld is de SAP Business Workplace (SBWP) de standaard optie om SAP workflow taken af te handelen. De SAP Business Workplace “draait” in de SAP GUI en is dus niet via webbrowsers of mobiel te benaderen. Sinds het uitbrengen van SAP workflow in 1996 is de SAP Business Workplace wel iets verandert, maar over het algemeen omhelst deze momenteel nog dezelfde functionaliteit als 20 jaar geleden. Ondanks zijn “ouderdom”, hebben de functionaliteiten die aangeboden worden in de SAP Business Workplace gefungeerd als basis voor alle nieuwe technologieën die tot op heden zijn ingezet om SAP workflow taken te kunnen ontsluiten.  

SAP Business Workplace

Nadelen

  • Niet geschikt voor consolidatie van taken uit meerdere systemen
  • Geen ondersteuning voor SAP NetWeaver BPM
  • Weinig mogelijkheden voor personalisatie van de inbox en het vereenvoudigen van de weergave
  • Alleen uit  te voeren via SAP GUI
  • Geen intuïtieve schermen; de SBWP kan qua functionaliteiten en opties “overweldigend” overkomen op nieuwe gebruikers 

Voordelen

  • Geen additionele infrastructuur benodigd
  • Proven technology
  • Uitgebreide analyse mogelijkheden. Direct navigeren naar de workflow log is in ieder scherm mogelijk
  • Dynamische kolommen configureerbaar voor tonen specifieke procesinformatie
  • Outbox beschikbaar met afgehandelde items en gestarte workflows
  • Vervanging in te stellen en te beheren

 

Universal Worklist (UWL)

De Universal Worklist (UWL) is de inbox voor workflow taken wanneer de SAP Enterprise Portal wordt gebruikt. Deze werkt out-of-the-box in de portal en biedt incidentele gebruikers van SAP workflow een betere gebruikerservaring dan de SAP Business Workplace. De mate van flexibiliteit en waarmee de UWL kan worden uitgebreid is vrij hoog. Zo is het mogelijk om taken uit meerdere systemen aan te bieden in een universele inbox; de Universal Worklist. Ook SAP NetWeaver BPM taken en workflow taken uit non-SAP systemen kunnen worden opgenomen in de UWL.

Met de configuratiebestanden (XML) van de UWL kan de user interface op zeer veel punten worden aangepast. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om bepaalde taken specifiek af te laten handelen via ABAP Web Dynpro, andere via Java Web Dynpro en weer andere met specifieke buttons in het UWL scherm. Tevens is er de mogelijkheid om afgehandelde workflow taken in te zien en kunnen er filters worden toegepast om bepaalde taken te groeperen in specifieke tabbladen in de UWL. 

Universal Worklist

Nadelen

  • Werkt alleen in combinatie met de SAP Enterprise Portal
  • Niet geschikt voor mobiele ondersteuning
  • Uitdagingen qua performance wanneer meerdere systemen gekoppeld zijn

Voordelen

  • Veel mogelijkheden tot configuratie, personalisatie en uitbreidingen
  • Ondersteuning voor taken uit meerdere backend systemen
  • Ondersteund SAP NetWeaver BPM workflows
  • Vervanging in te stellen en te beheren
  • Standaard functionaliteit zoals doorsturen en reserveren is hier ook beschikbaar

 

POWL Lean Workflow Inbox

Sinds ECC6.0 Enhancement pack 5 (EHP5) is de POWL Lean Workflow Inbox beschikbaar als alternatief voor de Universal Worklist of SAP Business Workplace. POWL staat voor “Personal Object Worklist” en is gebaseerd op de Web Dynpro ABAP technologie. Deze technologie combineert het beste van twee werelden (SBWP en UWL) in één generieke inbox. De POWL inbox is bijvoorbeeld geschikt voor het tonen van workflow taken uit verschillende backend systemen. Daarnaast biedt het de meeste mogelijkheden die u ook in de SBWP tot uw beschikking heeft, zoals het instellen van vervangers.

De POWL workflow inbox kan opgenomen worden in de SAP Enterprise Portal, maar kan ook aangeroepen worden vanuit de SAP NetWeaver Business Client (NWBC). Aangezien de POWL inbox is gebaseerd op Web Dynpro ABAP technologie, kan de POWL inbox zelfs in een losstaande webbrowser worden aangeroepen mocht u geen beschikking hebben over de SAP Enterprise portal of de NetWeaver Business Client (NWBC).

Door de technologie behorende bij POWL applicaties, is de POWL inbox zeer flexibel in de mate waarin deze geconfigureerd en gepersonaliseerd kan worden. Extra opties naast bijvoorbeeld de standaard doorsturen- en herpresentatie functionaliteit kunnen worden toegevoegd. Ook kunnen extra queries worden gedefinieerd voor de POWL inbox. Daarnaast beschikt de POWL inbox over een aantal standaard queries voor MSS scenario’s zoals het goedkeuren van verlofaanvragen. 

POWL inbox

Nadelen

  • Geen ondersteuning voor SAP NetWeaver BPM
  • Niet geschikt voor mobiele ondersteuning
  • Geen outbox functionaliteit

Voordelen

  • Geschikt voor verschillende infrastructuur opties. NWBC of portal, maar ook stand-alone in een webbrowser is mogelijk
  • Geschikt voor zogenaamde incidentele gebruikers van SAP workflow
  • Configureerbaar en te personaliseren met POWL technologie
  • Ondersteuning voor taken uit meerdere backend systemen
  • Vervanging in te stellen en te beheren

 

Unified Inbox

De Unified Inbox is de eerste SAP workflow inbox die is ontwikkeld met meer recente user interface technologieën. De Unified Inbox is gebaseerd op HTML5 en heeft hierdoor een modernere uitstraling dan de eerdere alternatieven. De Unified Inbox is net als de UWL uitermate geschikt voor het verzamelen van workflow taken uit meerdere systemen. Of dit nu traditionele SAP backend systemen zoals ECC, SRM of CRM zijn, of dat het SAP NetWeaver BPM systemen zijn. Daarnaast heeft de Unified Inbox ook de mogelijkheid om taken vanuit non-SAP systemen op te nemen.

De Unified Inbox is gebaseerd op SAPUI5 technologie en kan eigenlijk de voorloper genoemd worden van SAP Fiori workflow applicaties die meer recent zijn uitgebracht. De Unified Inbox is niet geoptimaliseerd voor mobiel gebruik, maar door de SAPUI5/HTML5 technologie wordt al wel een stap in de juiste richting gezet voor het ondersteunen van meerdere platformen en devices. De Unified Inbox kan opgenomen worden in de SAP Enterprise Portal, SAP NetWeaver Business Client (NWBC), SAP Fiori Launchpad en draait ook stand-alone in een webbrowser.

Hieronder een printscreen van de Unified Inbox op een Apple iPad:

Unified inbox

Nadelen

  • Officieel alleen geoptimaliseerd voor desktop gebruik – geen SAP Fiori gebruikerservaring over verschillende devices
  • SAP NetWeaver Gateway systeem als extra infrastructuur vereiste

Voordelen

  • Ondersteuning voor taken uit meerdere backend systemen
  • Ondersteund SAP NetWeaver BPM workflows
  • Ondersteund non-SAP workflows
  • Standaard acties zoals doorsturen en reserveren direct beschikbaar
  • Vervanging in te stellen en te beheren
  • Betere gebruikerservaring dan UWL en SBWP door SAPUI5/HTML5
  • Gaat richting multiple device support - alhoewel niet officieel ondersteund werkt het op diverse tablets
  • Door SAPUI5 technologie is branding en theming mogelijk met de SAP UI Theme Designer

 

Fiori “My Inbox” app

De standaard Fiori “My Inbox” app is de laatste ontwikkeling op het vlak van SAP workflow inboxen en is beschikbaar sinds januari 2015. De My Inbox app is de opvolger van de standaard SAP Fiori “Approve Request” app en de “Unified Inbox”. In principe heeft My Inbox dezelfde functionaliteit als de Unified Inbox, maar is deze nu uitgebracht als en geïntegreerd in een SAP Fiori applicatie. Een van de belangrijke voordelen van deze SAP Fiori applicatie ten opzichte van de Unified Inbox is dat de taken op verschillende devices kunnen worden afgehandeld; zowel desktop, tablet als mobiel worden ondersteund. Dit is uiteraard een van de belangrijkste eigenschappen van SAP Fiori. Belangrijk om te vermelden is dat SAP de My Inbox applicatie positioneert als de nieuwe SAP workflow inbox voor de toekomst.

De My Inbox app is volledig geïntegreerd in de SAP Fiori Launchpad applicatie en is op diverse onderdelen te configureren en uit te breiden.  Enkele belangrijke features aanwezig in de My Inbox app zijn:

  • Full-tekst search, sorteren, filteren
  • Beheren en instellen vervangers
  • Mass-approval acties
  • Bijlagen en notities zijn in te zien en kunnen worden toegevoegd
  • Custom attributen met extra informatie omtrent de taak zijn in te zien
  • Opties van taken configureerbaar (tonen/verbergen) of extra opties toevoegen
  • Details van andere gebruikers in het workflow proces kunnen worden ingezien

Daarnaast wordt SAP Fiori overall steeds meer gepositioneerd als dé nieuwe user interface technologie door SAP en daar sluit het uitbrengen van de My Inbox app volledig bij aan. De recente launch van S4HANA (de opvolger van SAP ERP) onderstreept nogmaals de positie van SAP Fiori binnen het SAP landschap; de user interface van S4HANA is volledig gebaseerd op SAP Fiori.    

SAP Fiori app "My inbox"

Nadelen

  • SAP NetWeaver Gateway systeem als extra infrastructuur vereiste
  • Custom workflow taken waarvoor geen SAP Fiori scherm is gedefinieerd worden uitgevoerd middels SAP GUI voor HTML
  • Geen outbox functionaliteit, maar dit staat wel op de planning voor volgende releases

Voordelen

  • Geen extra licenties naast huidige SAP user licenties benodigd
  • Snel en eenvoudig te implementeren
  • Ondersteuning voor taken uit meerdere backend systemen
  • Ondersteund SAP NetWeaver BPM workflows
  • Ondersteund non-SAP workflows
  • Veel configuratie mogelijkheden en uit te breiden met eigen schermen en applicatielogica
  • Vervanging in te stellen en te beheren
  • Mass-approval mogelijkheden
  • Diverse sorteer, filter en (full-text) search mogelijkheden
  • Toevoegen notities en bijlagen
  • SAP workflow gebruikersbeslissingen werken standaard
  • Standaard acties zoals doorsturen en reserveren direct beschikbaar

Meer informatie

Heeft u naar aanleiding van deze blog vragen of wilt u graag meer informatie ontvangen neem dan contact op met Joost van Poppel of Sander van der Wijngaart via onze contactpagina.