E-facturatie? Dat bestaat toch al jaren?

E-facturatie is voor veel organisaties al jaren een herkenbaar thema. Het volledig digitaal versturen, ontvangen en verwerken van inkoopfacturen biedt in theorie grote voordelen. Het verlaagt de kosten, is nauwkeuriger, zorgt voor een snellere verwerking en vooral ook gemak omdat de verwerking automatisch verloopt. 


Om deze voordelen te bereiken en e-facturatie tot de norm te maken zijn er platformen en stichtingen opgericht om het gebruik van e-facturen te promoten. Daarnaast zijn organisaties hier zelf mee aan de slag gegaan om leverancier voor leverancier aan te sluiten op de eigen e-facturatie standaard. Veel van dit soort initiatieven zijn gestrand in schoonheid omdat de markt de standaard niet accepteert of dat het in de praktijk toch wel erg veel moeite, en dus geld, kost om leverancier voor leverancier te bewegen het eigen e-factuur formaat te laten aanleveren.


E-facturatie is daarbij vaak te veel gezien als doel op zich, in plaats van een middel om het doel van kostenreductie en het vergroten van de kwaliteit en betrouwbaarheid van de administratie te bereiken.

 

Druk vanuit de overheid

Ook de overheid is overtuigd van de voordelen van e-facturering. Om dit kracht bij te zetten heeft de rijksoverheid besloten dat facturen aan het Rijk per 1 januari 2017 verplicht als e-factuur aangeleverd moeten worden. Decentrale overheden (provincies, gemeenten) zijn verplicht om per november 2018 e-facturen te kunnen ontvangen. Naast deze verplichting is er ook nagedacht over een standaard e-facturatieformaat (SimplerInvoicing) om de uitwisseling van e-facturen te vergemakkelijken. Overheden zullen zich de komende periode er dus voor moeten zorgen dat zij e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Dit betekent niet alleen wat voor de overheden, ook de bedrijven die leveren aan de overheid zullen zich moeten aanpassen om niet het risico te lopen de overheid als klant kwijt te raken.

 

Avelon e-invoicing

Het ontbreekt dus niet aan nut, noodzaak en druk vanuit de overheid om van e-facturatie een succes te maken. Maar hoe? In samenwerking met Invoicesharing BV heeft Avelon een end-to-end oplossing ontwikkeld om de voordelen van e-facturatie ook echt in de praktijk te brengen! Het proces strekt zich uit van ontvangst van de factuur, transformatie, verrijking tot en met de verwerking in uw SAP systeem. Hieronder ter illustratie een globale schets van de oplossing.
 

 
 

De oplossing is gericht op het zo eenvoudig mogelijk maken voor leveranciers om hun factuur als e-factuur aan te leveren. Iedere gestructureerde vorm (bv. CSV of XML) en iedere layout of definitie (bv. UBL, SimplerInvoicing) is hierbij toegestaan.


De aangeleverde facturen worden vervolgens opgeslagen binnen het Invoicesharing platform en vertaald naar 1 generiek XML-formaat. Dit generieke XML-bestand wordt, evenals een gegenereerde PDF van de factuur, geautomatiseerd ingelezen in uw SAP Invoice Management (SIM) of SAP-workflow omgeving. 100% van de relevante gegevens uit het bestand worden hierbij volledig automatisch vertaald en voorgevuld naar de juiste gegevens in uw SAP-factuur, zowel op kop- als op regelnivo.

 
 


Leveranciers die nog geen connectie hebben met het Invoicesharing platform worden op basis van prioriteit benaderd. Met hen worden afspraken gemaakt hoe de factuur voortaan als e-factuur aan te leveren. Dit zogeheten onboarding wordt kosteloos voor u uitgevoerd waarbij u zich niet druk hoeft te maken over het format of de manier van verzending.

 

PDF-facturen

Binnen iedere organisatie komt een groot deel van de inkoopfacturen nog binnen als PDF-document. Deze stroom wordt of met de hand verwerkt of na OCR handmatig gevalideerd en volledig gemaakt binnen uw SAP-omgeving. Ook deze stroom kan vormgegeven worden met Avelon E-invoicing. Herkenning van de PDF-facturen vindt plaats op kop- of regelnivo waarna de herkende gegevens en de PDF-factuur opgeslagen worden binnen het Invoicesharing platform. Middels hetzelfde generieke XML-bestand worden de herkende gegevens en de PDF-factuur automatisch ingelezen in uw SIM of SAP-workflow omgeving, volledig automatisch. Het herkenningspercentage op kopnivo is 98% en op regelnivo 95%!

 

Validatie- en boekingsrobot

Het op een uniforme en automatische manier aanleveren, herkennen en verwerken van facturen biedt u substantiële kostenbesparing en gemak. De kers op de taart is de validatie- en boekingsrobot.  

Iedere factuur wordt door de robot gehaald voordat deze wordt ingelezen in SAP. In deze robot zitten allerlei standaard validatieregels die controleren of het wel een valide factuur betreft. Hier kunt u zelf eigen validatieregels aan toevoegen.

Bijvoorbeeld of op de factuur een PO-nummer staat, afhankelijk van een drempelbedrag of leverancier. Komt een factuur niet door de validatieregels, dan wordt deze automatisch teruggestuurd naar de leverancier, met opgaaf van reden en het verzoek de factuur aan te passen. In onderstaand figuur een voorbeeld validatieregel waarbij alle facturen boven de 2.500 euro zonder PO-nummer worden afgekeurd. Nadat een factuur alle validatieregels heeft doorstaan komt deze in de boekingsrobot.

 
 

Ook hier kunt u eigen boekingsregels definiëren, waarbij afhankelijk van 1 of meerdere condities bepaalde acties worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld, indien factuur van leverancier X dan altijd de factuur verantwoorden op kostenplaats Y. Of aggregeer diverse inkoopcategorieën op 1 grootboekrekening, of gebruik BTW-code A afhankelijk van de relevante condities. Deze gegevens worden door de robot op regelnivo toegevoegd aan het XML-bestand met metadata en daardoor automatisch in uw SAP-factuur voorgevuld. 

 
 

 

Voordelen Avelon e-invoicing

De voordelen van de Avelon E-invoicing oplossing zijn:

  • Honderden leveranciers reeds aangesloten
  • Onboarden nieuwe leveranciers laagdrempelig voor de leverancier en kosteloos voor u
  • Uniforme ontvangst en registratie van binnenkomende facturen binnen SAP door generiek metadata bestand en 1 kanaal van aanlevering e-facturen en PDF-facturen
  • Zeer hoog nivo van herkenning zorgt voor grotendeels voorgevulde factuur in SAP
  • Geen noodzaak meer tot kostbare en arbeidsintensieve scan- en OCR  straten voor factuurverwerking
  • Robot stuurt onjuiste facturen of facturen die niet voldoen aan uw criteria terug naar de leverancier. Deze komen niet eens binnen bij de crediteurenadministratie in SAP
  • Robot vergroot de kwaliteit van uw financiële administratie door automatische boekingsregels op basis van uw eigen interne verantwoordingsregels

Avelon E-invoicing is een end to end oplossing die u ontzorgt, besparing in tijd en geld helpt te realiseren en de kwaliteit verbetert binnen uw administratie.

Heeft u behoefte om van gedachten te wisselen of en hoe uw organisatie gebaat kan zijn met de mogelijkheden van E-invoicing? Neem dan vrijblijvend contact op over dit onderwerp. Wij verzorgen graag een demonstratie of presentatie zodat u kunt zien wat deze oplossing aan voordelen kan bieden.