SAP Workflow en S/4HANA
Tijdens een recent webinar over de status van het Workflow customer connection programma (een door SAP georganiseerd product verbeterprogramma) is door SAP gemeld dat we komend jaren nog veel verbeteringen rondom SAP Business Workflow kunnen verwachten. Gesteld werd dat SAP Business Workflow de standaard tool is en blijft voor het automatiseren van (goedkeurings)procedures binnen de SAP Business Suite. Dit blijft ook het geval voor S/4HANA.
Alternatieven
Voor het grafisch weergeven en implementeren van bedrijfsprocessen zijn diverse methoden en hulpmiddelen beschikbaar op de markt. Sommige van deze technieken zijn gebonden aan een technisch platform, terwijl andere juist platform onafhankelijk zijn.
Als we kijken naar bovenstaande dienen we eerst te bekijken wat de door SAP geboden alternatieven zijn op het gebied van het inrichten van workflow procedures. Momenteel heeft men binnen de SAP productportfolio een aantal inzetbare alternatieve technologieën:
- SAP Business Workflow, ook wel SAP Workflow genoemd;
- SAP NetWeaver Process Orchestration;
- SAP HANA Workflow.
SAP Business Workflow
SAP Business Workflow is een ABAP-gebaseerde workflow engine welke een standaard onderdeel is van SAP NetWeaver, het basis platform voor de SAP Business Suite. SAP Workflow is een platform voor configureerbare “human centric” processen en workflows. In het kader van de verschillende oplossingen binnen de SAP Business Suite (ERP, SRM, PLM, CRM, etc), is er altijd behoefte geweest aan een tool waarmee taken op het juiste moment, met de juiste informatie, aan de juiste personen aangeboden kunnen worden. Doorgaans vereisen deze processen meerdere goedkeuringen en/of stappen.
Belangrijke use cases waarbij er behoefte is aan vooraf gedefinieerd en herhaalbare goedkeuringsprocessen die afhankelijk zijn van complexe regels zijn procedures voor de verwerking en goedkeuring van o.a. bestellingen, ATB’s, binnenkomende facturen, declaraties, verlofaanvragen, urenverantwoording etc.
SAP Workflow biedt standaard mogelijkheden voor het beheren van SAP Business Suite data objecten binnen de applicatiepakketten (ERP, SCM, CRM, etc.) tegen lage inspanning en kosten. SAP Workflow is het meest effectief als de workflow is beperkt tot een enkele SAP-instantie waarbij de applicatie informatie zich binnen deze SAP-instantie bevindt.
SAP Workflow is gebaseerd op de ABAP stack, het standaard ontwikkel platform voor de SAP Business Suite. Dit verandert niet zodra men upgrade naar de S/4HANA on-premise editie. Ook binnen de nieuwe generatie SAP business suite is de applicatie logica gebaseerd op dezelfde SAP NetWeaver Application Server (ABAP Stack) als voorheen. Hierdoor kan men ook binnen S/4HANA gebruik blijven maken van SAP Workflow.
SAP NetWeaver Process Orchestration
SAP NetWeaver Process Orchestration combineert de kracht van SAP NetWeaver Business Process Management (BPM), SAP NetWeaver Process Integration and SAP NetWeaver Business Rules Management in een geïntegreerde propositie. In tegenstelling tot SAP Workflow zijn deze componenten gebaseerd op de Java stack in plaats van de ABAP stack.
Als workflow engine is met name SAP NetWeaver BPM relevant. SAP NetWeaver BPM is met name geschikt voor het modelleren van processen die in meerdere SAP of non-SAP systemen uitgevoerd worden. SAP NetWeaver BPM is gebaseerd op de standaard BPMN (business process modelling notation) notatie. De in BPMN beschreven procesmodellen zijn binnen SAP NetWeaver BPM direct uitvoerbaar ("model to execute"). Dit in tegenstelling tot de meer proces beschrijvende tooling als ARIS. Deze procesmodellen zijn vooralsnog meer een grafische weergave en vallen daardoor onder het principe van "Business to Model".
Door gebruik te maken van een tool als SAP NetWeaver BPM hoeft men geen vertaling meer te maken naar een technische implementatie. De (mogelijke) verschillen tussen blauwdruk en opgeleverde functionaliteit behoren hierdoor tot het verleden.
SAP HANA Workflow
SAP HANA Workflow is een nieuwe oplossing waarmee eenvoudige SAP HANA workflows kunnen worden ontwikkeld. HANA Workflow is een onderdeel van SAP Operational Process Intelligence. Het is een “light-weight” workflow-oplossing voor SAP HANA-native applicaties.
SAP HANA-native applicaties zijn applicaties waarbij niet alleen de SAP HANA database gebruikt wordt, maar ook de SAP HANA extended application services (of SAP HANA XS), een eenvoudige applicatie server en basis ontwikkel platform binnen SAP HANA.
Welke tool wanneer
Als leidraad kunnen we stellen dat bij de keuze van de te gebruiken workflow engine de belangrijkste criteria zijn waar de data zich bevindt en de mate van verwevenheid met de applicatie.
Als u een selectieproces ingaat om de juiste tool voor procesmodellering te kiezen, is het aan te raden de volgende aspecten in ogenschouw te nemen:
- Detailleringsniveau (“business to model” of “model to execute”)
- Systemen (SAP of non-SAP)
- Soort proces(sen) (Standaard, nieuw, dynamisch, gebruikersinteractie)
- Informatiebehoefte (Management, operationeel)
SAP Workflow zit dicht op de Business suite data waardoor eenvoudig en zonder interfaces direct relevante data benaderd en eventueel gewijzigd kan worden. Processen die zich binnen één SAP oplossing afspelen en nauw verweven zijn met de applicatie zijn uitgesproken kandidaten voor optimalisatie met behulp van SAP Workflow.
De keuze voor deze oplossing betekent niet dat u geen gebruik kunt maken van moderne user interfaces zoals SAP Fiori. Sterker nog, de huidige set van standaard SAP Fiori apps zijn deels gebaseerd op SAP Workflow procedures. Ook binnen S/4HANA zal dit het geval zijn. Er is zelfs een speciale ruimte gereserveerd voor SAP Workflow notificaties, inclusief doorlink mogelijkheden naar de taak. Zie hiervoor de volgende schermafdruk van de control view van Fiori 2.0.
Indien u in uw huidige SAP systeem een SAP Workflow procedure heeft ingericht zal deze na een upgrade naar S/4HANA blijven functioneren, gewijzigd en uitgebouwd kunnen worden.
Dynamische processen die slechts deels, of helemaal niet, door standaard SAP worden ondersteund zijn meer geschikt voor NetWeaver BPM. Ook zal bij systeem overstijgende processen de voorkeur naar NetWeaver BPM uitgaan.
SAP HANA Workflow is een juiste keuze indien de applicatie een native HANA applicatie is. Vooralsnog is het (nog) beperkt mogelijk om complexe applicaties te ontwikkelen, maar indien de applicatie geheel binnen HANA XS is opgebouwd kan het een optie zijn om deze workflow engine te gebruiken. Tot nu toe ondersteund SAP HANA Workflow nog uitsluitend gebruikersbeslissingen.
Een combinatie van genoemde hulpmiddelen is ook goed mogelijk.
Voor vragen of extra informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Sander van der Wijngaart.