AI IN SAP S/4 HANA P2P

AI in het S/4HANA Procure to Pay-proces

Victor van den Hazelkamp - Managing Partner

AI in het S/4HANA Procure to Pay-proces: toekomstmuziek of nu al tastbare waarde?

AI is overal. Geen SAP-event, blog of roadmap gaat nog voorbij zonder artificial intelligence. Hoog tijd om te verkennen wat er binnen het Procure to Pay-proces (P2P-proces) al concreet beschikbaar is en hoe toekomstige ontwikkelingen eruit zien.

Deze blog geeft een overzicht van drie AI-oplossingen die SAP vandaag al inzet binnen het P2P-proces: SAP Document AI, SAP Joule en SAP Ariba Central Invoice Management. Vervolgens komt de SAP-roadmap aan bod, met aandacht voor de verdere ontwikkeling van deze AI-oplossingen. Tot slot belicht de blog use cases voor organisaties die verder willen gaan dan de standaardfunctionaliteit. De focus ligt op S/4HANA, zowel de private als public cloud-versie.

SAP’s huidige AI-oplossingen binnen P2P-proces

1. SAP Document AI – Intelligente documentverwerking

Wat is het?

SAP Document AI is de intelligente documentverwerking die organisaties helpt bij het verwerken van grote aantallen bedrijfsdocumenten met uiteenlopende inhoud en structuren, zoals facturen en bestellingen. Deze SAP-oplossing extraheert en verrijkt gegevens uit deze bestanden, ongeacht hoe de informatie in het document is georganiseerd. Vervolgens worden deze gegevens doorgegeven aan doelsystemen, zoals SAP S/4HANA.

Wat maakt deze oplossing krachtig?

• Multichannel. Documenten worden verwerkt via diverse kanalen, zoals centrale e-mail inboxen en cloudopslag, of via het ad hoc uploaden van documenten in een intuïtieve gebruikersinterface of SAP Mobile Start.

• Gebruikersgerichte UX. Een intuïtieve gebruikers interface is ontworpen voor efficiënt en eenvoudig valideren van binnenkomende documenten.

• Bestandsverwerking & OCR (Optical Character Recognition). Dankzij geavanceerde OCR technologie wordt een groot aantal bedrijfsdocumenten (o.a. facturen, inkoop- en HR-documenten) ondersteund, in verschillende formaten en in meer dan 100 talen.

• Vooraf geconfigureerde content. SAP Document AI biedt een groot aantal vooraf getrainde modellen (zogeheten schema’s) voor standaarddocumenten zoals facturen en bestellingen. De kracht zit in het kunnen creëren van aangepaste schema’s (custom schemes) voor elk documenttype dat binnen de organisatie nodig is.

View fullsize

Figuur 1: Ondersteunde bedrijfsdocumenten door SAP Document AI

Figuur 2: Betrouwbaarheidspercentages geëxtraheerde velden

• Generatieve AI & Instant Learning (alleen Premium-editie). Voor zowel standaard- als aangepaste schema’s maakt SAP Document AI gebruik van generatieve AI en Large Language Models (LLM’s) om informatie te begrijpen en te extraheren. Generatieve AI wordt toegepast om de geëxtraheerde data te voorzien van betrouwbaarheidspercentages. Deze percentages kunnen worden gebruikt in de verdere verwerking van het bedrijfsdocument binnen S/4HANA.

  Met Instant Learning leert het model direct van handmatige correcties. Na één correctie herkent het systeem bij een volgende verwerking automatisch dezelfde document lay-out correct.

2. SAP Joule – AI-Copiloot binnen P2P

Wat is het?

SAP Joule is de generatieve AI-copiloot van SAP die gebruikers ondersteunt bij het werken in SAP via natuurlijke taal, contextbewustzijn en ingebouwde AI-agents.

SAP Joule is een AI-assistent die:

• Begrijpt waar een gebruiker mee bezig is in SAP (context).

• Vragen beantwoordt in natuurlijke taal.

• Informatie samenvat, verklaart en analyseert.

• Helpt bij navigatie en sneller uitvoeren van taken.

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van SAP Joule?

• Navigatie. Joule helpt gebruikers snel de juiste apps en functies te vinden zonder dat bekend hoeft te zijn welke app of functie waarvoor bedoeld is. 

  Voorbeeldvraag van gebruiker: “Hoe kan ik leveranciersfacturen zien?”.

  SAP Joule navigeert automatisch naar de app Manage Invoicing Documents.

• Informatief. Joule beantwoordt vragen over SAP-functionaliteit. Dit kan gebaseerd zijn op SAP Help (S/4HANA private cloud-editie) en/of op eigen documentatie die bijvoorbeeld opgeslagen is op SharePoint (S/4HANA public cloud-editie).

•  Transactioneel. Joule geeft gebruikers inzicht in business data. Dit kunnen documenten zijn zoals contracten, bestellingen of facturen, maar ook stamdata zoals zakenpartners, grootboekrekeningen en kostenplaatsen. Daarnaast ondersteunt Joule gebruikers bij het aanmaken van business data en het versnellen van de taakafhandeling.

  Voorbeeldvragen van gebruiker:

  • “Laat alle bestellingen zien van leverancier X.”

  • “Toon alle openstaande bestellingen van goedkeurder Y.”

  • “Wijzig de leveringsdatum van bestelling X naar datum Y.”

•  Analyses. Joule helpt de gebruiker om beslissingsondersteunende inzichten te verkrijgen. Een vraag in natuurlijke taal resulteert in een grafiek, tabel of ander visueel overzicht. Voor deze functionaliteit is SAP Analytics Cloud (SAC) vereist.

   Voorbeeldvraag van gebruiker:

  “Laat de top 5 leveranciers zien op basis van inkoopwaarde.”

3. SAP Ariba Central Invoice Management

Wat is het?

SAP Ariba Central Invoice Management (CIM) is een oplossing op SAP Business Technology Platform (SAP BTP) voor het centraal ontvangen en verwerken van inkoopfacturen. SAP CIM integreert met diverse backend systemen waaronder SAP public cloud-editie. Meer informatie over dit onderwerp is te vinden in de blog van collega Tjalling Jan Gerkema.

AI-functionaliteiten

SAP CIM beschikt over AI-functionaliteiten waarmee non-PO-facturen automatisch worden verrijkt. Dit geldt voor velden zoals grootboekrekening, kostenplaats en WBS-element (Work Breakdown Structure-element). De verwerking van deze facturen wordt hierdoor efficiënter, eenvoudiger en minder foutgevoelig.

De SAP-roadmap: toekomstige AI-onwikkelingen in P2P

Kijkend naar de SAP-roadmap voor 2026, laat deze voor elk van de beschreven AI-oplossingen een duidelijke richting zien.

1. SAP Document AI

De ontwikkelingen binnen SAP Document AI volgen elkaar in razend tempo op. Ook in 2026 staan er nieuwe functionaliteiten op de agenda. Enkele voorbeelden:

• Uitbreiding van de ondersteuning voor aangepaste Large Language Models (LLM).

• Betrouwbaarheidspercentages op documentniveau in plaats van op veldniveau. Dit maakt het makkelijker om te bepalen welke documenten nog gevalideerd moeten worden en welke direct verwerkt kunnen worden.

• Vertaling van documenten naar de eigen taal, waardoor validatie makkelijker wordt.

• Verbeterde monitoring van de verschillende importkanalen, zoals mailboxen. Duidelijk inzicht in de importstatus (succes/fout) maakt direct handelen mogelijk, zonder bestudering van de technische logs. 

2. SAP Joule

SAP Joule is een belangrijk speerpunt voor de verdere ontwikkeling van generatieve AI binnen SAP. Voor 2026 staan diverse ontwikkelingen binnen het P2P-proces gepland. Enkele voorbeelden voor de public cloud-editie zijn:

• Identificatie van lang openstaande goedkeuringstaken voor bestellingen. Hierbij kan Joule automatische herinneringen per e-mail genereren om actie te stimuleren.

• Het genereren van een overzicht van inkoopcontracten, inclusief inzicht in de geldigheidsperiode, de goedkeuringsstatus en de contractbenutting. 

3. SAP Ariba Central Invoice Management (CIM)

Voor SAP CIM zijn de volgende AI-innovaties gepland in 2026:

• Integratie met SAP Document AI, zodat CIM gebruik kan maken van generatieve AI en Instant Learning.

• Handmatige aanmaak van facturen via Joule.

• Invoice Exception Handling Agent. Een AI-assistent die automatisch factuuruitzonderingen detecteert en deze direct oplost of een oplossingsvoorstel doet.

• Invoice Dispute Management Agent. Een AI-assistent die helpt bij het geautomatiseerd afhandelen van disputen met leveranciers, inclusief detectie, bepalen van vervolgactie (bijvoorbeeld afkeuren of verzoeken om creditfactuur), verzamelen van benodigde documenten en communicatie met de leverancier.

Use Cases: aanvullende AI-toepassingen in P2P

Binnen het P2P-proces ligt de AI-innovatiefocus van SAP momenteel op SAP Document AI, SAP Joule, SAP CIM en de SAP public cloud-editie. Standaard AI-agents en optimalisaties voor het P2P-proces binnen S/4HANA private cloud staan nu niet expliciet op de SAP-roadmap.

Echter, SAP biedt diverse tools om zelf AI-toepassingen te ontwikkelen en te integreren binnen het P2P-proces.

Enkele mogelijke use cases zijn:

• Voorstel voor een leverancier bij een ATB/PO (Aanvraag Technische Bestelling/Purchase Order)-aanmaak.

• Voorstel voor een rubricering bij een ATB/PO-aanmaak.

• Automatische selectie van het juiste contract bij een ATB/PO-aanmaak.

• Compliance check na invoer van een PO.

• Verklaring voor een prijs- of hoeveelheidsblokkade op een factuur, inclusief het voorstel voor en uitvoering van concrete acties (zoals wijzigen van een PO of invoeren van een goederenontvangst/SES).

• Verbetering van factuurmatching.

• Automatische bepaling van de juiste goedkeurder van een non-PO-factuur.

Conclusie: Aan de slag!

SAP biedt concrete AI-oplossingen binnen het P2P-proces die direct waarde kunnen toevoegen voor organisaties. SAP blijft volop innoveren op dit gebied en biedt diverse tools om zelf AI-oplossingen te ontwikkelen en te integreren in het P2P-proces, zowel binnen de public- als private cloud-editie van S/4HANA.

Kortom, de ontwikkeling is in volle gang. Grijp het moment en ga aan de slag met AI om het P2P-proces verder te optimaliseren.

Meer informatie

Neem gerust contact op met Victor van den Hazelkamp. Hij denkt graag mee over de inzet en toepassingsmogelijkheden van AI binnen het SAP P2P-proces..