Inleiding
In de eerste generatie Fiori apps heeft SAP afzonderlijke apps ontwikkeld voor het verwerken van workflow gebaseerde goedkeuringstaken. Zo zijn losse apps uitgeleverd voor het afhandelen van goedkeuringstaken rondom bestellingen, ATB’s, verlofaanvragen, declaraties etc. In de nieuwe visie van SAP wordt geadviseerd in de toekomst één app te gebruiken voor het afhandelen van workflow taken: de Fiori My Inbox app. De meest recente versie maakt deze veranderde benaderingswijze deels mogelijk.
Tot voor kort
Tot voor kort was het niet mogelijk om taak-specifieke informatie op een overzichtelijke manier te tonen in de standaard Fiori My Inbox app. Hierdoor was de My Inbox app eigenlijk alleen geschikt voor het uitvoeren van zogenaamde ‘workflow user decision’ gebaseerde taken. Om toch extra informatie te tonen was het nodig grote delen van de My Inbox app uit te breiden. In deze uitbreiding moest dan het scherm uit de Fiori specifieke goedkeuringsapp nagebouwd worden, inclusief de bijbehorende OData implementatie. Dit betekende additionele inspanningen voor functionaliteit die al bestond in de losse apps. Dit kan op termijn het beheer van de My Inbox app onnodig complex maken.
Bovendien bieden de afzonderlijke apps voor specifieke goedkeuringstaken wel de complete informatie voor het correct kunnen beoordelen van de goedkeuringstaak. Tevens wordt de informatie op een overzichtelijke manier gepresenteerd, specifiek voor de betreffende goedkeuringstaak. Denk hierbij aan kop- en regelinformatie van het betreffende SAP object.
Nieuwe mogelijkheden
De meest recente versie van My Inbox biedt verdergaande mogelijkheden in het tonen van taak specifieke informatie. Hierbij is het niet nodig uitbreidingen door te voeren in de My Inbox app.
Taakspecifieke informatie in takenlijst
In de nieuwe versie van de My Inbox app kan er aan de takenlijst (de master list links in de app) taak-specifieke informatie worden toegevoegd. Dit is vergelijkbaar met dynamische kolommen in de SAP Business Workplace in de SAP GUI. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bedrag- of datumvelden. Grote voordeel hierbij is dat er vervolgens op deze informatie in de takenlijst gezocht kan worden via de bestaande zoekfunctionaliteit.
Detailscherm
In de nieuwste versie van de My Inbox app kan in het detailscherm een detailscherm van een andere Fiori app getoond worden. Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld het detailscherm van de bestelling goedkeur app te tonen. Hierdoor zijn niet alleen de kopgegevens van de bestelling zichtbaar, maar worden ook alle regels getoond. Hierbij is het tevens mogelijk door te springen naar een detailscherm. Dit biedt de eindgebruiker een overzicht van alle relevante informatie om een juiste beslissing te kunnen nemen.
Door de nieuwe mogelijkheden kan de My Inbox exact hetzelfde tonen als de goedkeuringstaak specifieke app en brengt daarnaast extra voordelen met zich mee.
Voordelen My Inbox
Naast dat SAP aangeeft dat binnen Fiori de My Inbox app op termijn de centrale plek wordt voor het afhandelen van workflow taken, zijn er nog een aantal andere voordelen waarom de My Inbox app nu al inzetbaar is:
- Mogelijkheid tot het massaal afhandelen van taken;
- Beheren van workflow vervangingen;
- Instellen van vervangers;
- Overnemen van vervanging;
- Betere zoekmogelijkheden (zoeken op volledige tekst);
- Uitgebreide sorteer- en filtermogelijkheden;
- Mogelijkheid tot het toevoegen van commentaren en bijlagen.
Overwegingen
De afzonderlijke Fiori apps voor de diverse goedkeuringstaken geven de gebruiker de mogelijkheid om op de Fiori Launchpad te bepalen wat voor soort taken ze eerst willen afhandelen. Hiermee kan men het afhandelen van taken prioriteren op basis van soort taak.
Ondanks het voordeel van het prioriteren van taken, biedt de My Inbox app voldoende voordelen om over te stappen. In de My Inbox kan er ook worden geprioriteerd op taken die het eerst afgehandeld moeten worden, ongeacht het soort taak. Hiervoor moet er dan echter eerst binnen de app gefilterd worden per goedkeuringstaak. Daarnaast geeft het de gebruiker meer ruimte op de Launchpad. Gemiddeld vervangt de My Inbox vier of meer tegels op de Fiori Launchpad.
Om het voordeel van het aantal taken per goedkeuringstaak op de Fiori Launchpad vast te houden, kan de My Inbox app gedupliceerd worden en gefilterd worden per goedkeuringstaak. Hierdoor behoudt men alle voordelen van de standaard mogelijkheden van de My Inbox app, en de voordelen van het direct inzichtelijk maken van het aantal taken per type goedkeuringstaak blijven behouden.
Voor vragen of extra informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Sander van der Wijngaart.