Een stapsgewijze gids en belangrijke lessons learned
Martijn Wever - Managing partner / SAP Invoice Management consultant
Inleiding
Al meer dan vijftien jaar is OpenText de onbetwiste marktleider als het gaat om het verwerken van binnenkomende facturen binnen het SAP-ecosysteem. Met Vendor Invoice Management (VIM) als vlaggenschipoplossing, hebben organisaties wereldwijd kunnen vertrouwen op een efficiënte en betrouwbare manier om facturen te verwerken. Binnen deze oplossing zijn er twee belangrijke varianten beschikbaar voor het extraheren van data uit digitale facturen:
Invoice Capture Center (ICC) / Business Center Capture (BCC).
Hierna aangeduid met BCC.(Core) Capture for SAP Solutions.
De SaaS variant wordt aangegeven door het woord Core maar qua functionaliteit is er geen verschil met de On-Premise variant.
Hierna aangeduid met Core Capture.
BCC is de oudste variant en heeft zijn waarde ruim bewezen, maar de tijd staat niet stil. Per 31 december 2027 zal de ondersteuning voor BCC stoppen. Dit betekent dat organisaties die BCC gebruiken, nu al moeten nadenken over de overstap naar de opvolger: Core Capture.
Deze migratie is niet alleen een kwestie van het vervangen van het ene systeem door het andere. Core Capture biedt namelijk significante verschillen in functionaliteit en mogelijkheden. Het is daarom van groot belang om tijdig te beginnen met de voorbereidingen, zodat de overgang soepel verloopt en organisaties optimaal kunnen profiteren van de nieuwe mogelijkheden.
Waarom migreer je naar Core Capture?
Het einde van de ondersteuning voor BCC is een belangrijke drijfveer om over te stappen naar Core Capture, maar zeker niet de enige. Core Capture biedt tal van voordelen die organisaties kunnen helpen om hun processen verder te optimaliseren en toekomstbestendig te maken:
Nieuwe functionaliteit worden al geruime tijd alleen nog maar aan Core Capture toegevoegd.
Alleen Core Capture is te gebruiken op de nieuwste versies van SAP S/4HANA.
Alleen Core Capture is ook beschikbaar als SAAS/Cloud oplossing.
Core Capture leert automatisch van verwerkte documenten. Indien nodig kunnen specifieke documenten handmatig worden getraind. BCC kan alleen maar handmatig worden getraind.
Core Capture leert kop en regel gegevens, BCC alleen kopgegevens.
Instellen van Core Capture gebeurt helemaal in SAP met technieken waar SAP gebruikers bekend mee zijn. BCC moet op een aparte server worden geconfigureerd met specifieke BCC technieken.
Ondersteunende Master data (zoals leverancier gegevens) zit alleen in SAP. Voor BCC moet deze naar de BCC server worden gerepliceerd. Daarbij is een aparte SQL database (licentie) noodzakelijk.
Core Capture ondersteund meer talen en karakter-sets zoals Hebreeuws en Arabisch. Daarnaast kunnen meer talen in 1 applicatie worden gezet zodat er minder inrichting nodig is.
De Fiori app om herkende data te valideren werkt alleen met Core Capture. Voor BCC is alleen een Windows applicatie die op iedere gebruikers PC moet worden geïnstalleerd.
Hoe pak je de migratie aan?
Een succesvolle migratie naar Core Capture vereist een gestructureerde en doordachte aanpak. Het is belangrijk om niet alleen naar de technische aspecten te kijken, maar ook naar de organisatorische en operationele impact van de overstap. Hier volgt een stapsgewijze gids om de migratie soepel te laten verlopen:
Planning en voorbereiding
De eerste stap is het opstellen van een gedetailleerd plan. Dit omvat het analyseren van de huidige situatie, inclusief het bestaande maatwerk. Ook moeten er een aantal keuzes worden gemaakt voor de Core Capture inrichting. Het is essentieel om een duidelijk beeld te hebben van wat er momenteel werkt en wat er mogelijk verbeterd kan worden.Validatie workshop en documentatie
In een validatieworkshop worden de bevindingen en keuzes voorgelegd aan de (vertegenwoordigers van) de gebruikers. Na deze toetsing worden de bestaande ontwerpdocumenten aangepast om de nieuwe situatie te reflecteren.Implementatie en testen Nadat de voorbereidingen zijn afgerond, kan de implementatie van Core Capture beginnen. Tijdens deze fase worden unit tests uit te voeren om ervoor te zorgen dat alles naar behoren functioneert. Dit helpt om eventuele problemen vroegtijdig op te sporen en op te lossen.
Gebruikersacceptatietest (GAT) Voordat het nieuwe systeem live gaat, is het van belang om een gebruikersacceptatietest uit te voeren. Dit geeft eindgebruikers de kans om het systeem te testen en feedback te geven. Eventuele aanpassingen kunnen dan nog worden doorgevoerd voordat het systeem definitief in gebruik wordt genomen.
Voorbereiding go-Live en opleiding Een soepele overgang naar Core Capture vereist ook een goede voorbereiding op de go-live datum. Dit omvat het opleiden van medewerkers, zodat zij vertrouwd raken met het nieuwe systeem en weten hoe ze het moeten gebruiken. Een goede opleiding zorgt ervoor dat medewerkers zich zelfverzekerd voelen en eventuele problemen snel kunnen oplossen.
Support en afsluiting Tot slot is het belangrijk om na de go-live datum voldoende support te bieden. Dit helpt om eventuele kinderziektes snel op te lossen en ervoor te zorgen dat het systeem optimaal functioneert.
Lessons learned: inrichtingskeuzes en aandachtspunten
Tijdens de migratie naar Core Capture zijn er verschillende inrichtingskeuzes en aandachtspunten waar organisaties rekening mee moeten houden. Hier zijn enkele belangrijke lessen die we hebben geleerd:
Cloud of on-premise?
Een van de eerste keuzes die gemaakt moet worden, is of Core Capture in de cloud of on-premise geïmplementeerd wordt. Beide opties hebben hun eigen voordelen en nadelen. Een cloud-oplossing biedt bijvoorbeeld meer flexibiliteit en schaalbaarheid, terwijl een on-premise oplossing meer controle kan bieden.Clustering van inrichting
Core Capture kan veel meer verschillende landen/talen clusteren in één inrichtingsprofiel. Hierdoor kan de inrichting en onderhoudsinspanning worden gereduceerd. Let op dat het trainen van documenten dan zonder aanpassingen binnen 1 groep mensen valt en dat trainen door 1 groep effect heeft op de herkenning van anderen.
Splitsen van profielen kan ook achteraf met behoud van leerdata en is relatief simpel.Validatie activeren
Het data extractie proces kent een optionele stap waarbij een mens de herkende data controleert en aanvult. Bij BCC is het gebruikelijk dat deze stap wordt overgeslagen omdat deze in veel gevallen geen extra waarde levert. De herkende data kan beter meteen overgezet worden naar SAP waar problemen direct in SAP worden opgelost.
Aangezien Core Capture automatisch leert van Validatie, neemt de waarde van die stap toe. Core Capture kan overigens ook leren van volledig verwerkte documenten aan het einde van het proces maar de leermogelijkheden zijn dan wat beperkter.Pre-trainen van documenten
Om de overgang soepeler te laten verlopen, is het aan te raden om documenten vooraf te trainen. Dit betekent dat het systeem al bekend is met de structuur en inhoud van de documenten die het moet verwerken, wat leidt tot een hogere nauwkeurigheid en efficiëntie. Er zijn verschillende ‘leer strategieën’ mogelijk.
Specifieke aandachtspunten
Bij de migratie naar Core Capture zijn er ook enkele specifieke aandachtspunten waar organisaties rekening mee moeten houden:
Maatwerkvelden in BCC
Veel organisaties hebben maatwerkvelden in BCC die specifiek zijn afgestemd op hun processen. Bij de migratie naar Core Capture is het belangrijk om deze velden zorgvuldig te evalueren en over te zetten. Het is echter ook een goed moment om te kijken of deze velden nog steeds nodig zijn, of dat de standaardfunctionaliteit van Core Capture voldoende is.
De meeste technieken om een maatwerkveld te maken zijn ook beschikbaar in Core Capture. Daarnaast komt de ‘automatisch leren’ optie beschikbaar zodat een maatwerkveld alleen maar aangemaakt hoeft te worden zonder logica vooraf te definiëren. Door Validatie en eventueel handmatig trainen leert Core Capture vanzelf het veld te herkennen.
Aangezien het definiëren van maatwerkvelden in Core Capture binnen SAP gebeurt. Aan de ene kant fijn dat maatwerk dan mee wordt genomen in het solide transport mechanisme van SAP maar bedenk ook dat maatwerk dan ook aan mogelijk striktere regels en procedures van een Change Control Board vallen.Maatwerkvelden in Core Capture
Helaas ontbreken er ook nog wat velden in Core Capture die wel beschikbaar waren in BCC. Deze worden met nieuwe versies geleidelijk toegevoegd maar wees extra bedacht op de stam data velden van het Bedrijfsnummer (zoals naam en adressering) en Leverancier (niet-IBAN bank data en SWIFT code) en de samenvoeging van herkend BTW nummer en andere Belastingnummers in 1 veld.Filtering en waardebepaling
Core Capture biedt mogelijkheden voor filtering en waardebepaling. Bijvoorbeeld is het mogelijk om het bedrijfsnummer en de leverancier te bepalen op basis van de herkende inkooporders. Dit kan leiden tot een efficiënter en nauwkeuriger proces.
Ook hier zijn er functionaliteiten die iets sterker in BCC waren ontwikkeld zoals het aangeven van standaardwaarden (als de waarde op de factuur niet is gevonden) en het ‘tweaken’ van de herkenning van Credit Nota’s en Bijlagen. Dit moet Core Capture via het automatisch leren proces steeds beter herkennen.
Roadmap en toekomstige ontwikkelingen
OpenText blijft werken aan de verdere ontwikkeling van Core Capture. De roadmap toont een continue stroom van nieuwe functionaliteiten en verbeteringen.
Conclusie
Met het naderende einde van de ondersteuning voor BCC is het niet langer een kwestie van of organisaties zullen migreren naar Core Capture, maar eerder een kwestie van wanneer.
Core Capture heeft veel voordelen en extra functionaliteit maar er zijn ook aandachtspunten dus begin op tijd.
Meer informatie
Neem voor verdere vragen of informatie over dit onderwerp, of voor andere vragen op het gebied van SAP Workflow, Fiori of SAP Invoice Management (SIM) contact op met Martijn Wever.
Gerelaterde posts
