Introductie

Met de SAP Cloud Platform Workflow service kunnen klanten en partners eenvoudig en snel workflow gebaseerde applicaties ontwikkelen, uitvoeren en beheren. Sinds maart 2017 is deze oplossing algemeen beschikbaar binnen het SAP Cloud platform.

Avelon, expert in business procesoptimalisatie, heeft deelgenomen aan het SAP Cloud Platform Workflow bètaprogramma. In deze hoedanigheid hebben we de tool grondig kunnen testen. Zo hebben we o.a. de web gebaseerde BPMN editor voor het modelleren van workflows onderzocht, een aantal Fiori schermen ontwikkeld en deze opgenomen in het proces en de runtime omgeving uitgebreid getest.

Als SAP-partner willen we vooroplopen in het toepassen van nieuwe technologieën en tools voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Daarom volgt in dit artikel een uiteenzetting van onze eerste ervaringen.

 

Wat is SAP Cloud Platform Workflow

De trend binnen SAP Enterprise software is dat deze steeds meer naar de Cloud verplaats wordt. SAP Cloud Platform Workflow is een onderdeel van het SAP Cloud Platform (SCP).

De tool kan ingezet worden voor eenvoudige goedkeuringen, maar ook voor end-to-end processen die over verschillende applicaties en platformen heen lopen. Het platform wordt geleverd met web gebaseerde tools voor workflow modellering, API's voor consumptie in maatwerk applicaties, monitoring tools en een aantal Fiori applicaties als user interface.

Met SAP Cloud Platform Workflow kunnen bestaande systemen en oplossingen worden geïntegreerd. Zo kunnen activiteiten die gebruikersinteractie behoeven, zoals het goedkeuren of het aanvullen van data, op een eenduidige wijze afgehandeld worden.

De belangrijkste kenmerken van SAP Cloud Platform Workflow:

  • Web gebaseerde grafische editor voor het creëren, definiëren en uitbreiden van workflows;
  • Ondersteunt taakafhandeling door gebruikers via de Fiori My Inbox app;
  • Ondersteunt service taken waarmee achtergrond acties uitgevoerd kunnen worden;
  • Ondersteunt het aanroepen van REST services;
  • Ondersteunt integratie met externe systemen via HANA Cloud Integration (HCI);
  • Monitoren en beheren van workflows en connecties naar andere applicaties;

Door het creëren en uitbreiden van workflow-applicaties kunnen procesverbeteringen doorgevoerd worden. Hieronder zijn enkele voorbeeldtoepassingen opgesomd:

  • Personaliseer marketingcampagne processen die worden ondersteund door SAP S/4HANA® met aangepaste goedkeuringingsprocessen;
  • Creëer financiële workflows voor cash-, dispuut- en creditmanagement;
  • Creëer inkoop workflows voor het goedkeuren van ATB’s, inkooporders en contracten;
  • Content-management workflows voor het publiceren, reviewen en goedkeuren van documenten;
  • Ontwikkel nieuwe toepassingen op SAP Cloud Platform waarbij goedkeuringen en taakbeheer vereist zijn;
  • Trigger service tickets en repareer defecte apparatuur voordat deze faalt op basis van de sensor data van Internet of Things (IoT)
  • Breidt SAP Cloud oplossingen zoals SAP SuccessFactors-oplossingen, Concur-oplossingen en SAP Ariba-oplossingen uit om meer complexe processen te kunnen ondersteunen.

 

Cloud Platform Workflow vs SAP Business Workflow

De on-premise SAP Business Suite heeft al jaren een volwassen tool waarmee workflow procedures kunnen worden geïmplementeerd: SAP Business Workflow. Een veel gehoord misverstand is dat men denkt dat SAP Business workflow taken uitsluitend binnen de SAP Gui afgehandeld kunnen worden. Dit is niet correct.

De eerste generatie SAP Fiori apps zijn over het algemeen gebaseerd op de on-premise workflow engine. Een aantal van deze apps, zoals het goedkeuren van bestellingen, ATB’s, contracten, uren, declaraties en verlof behoren zelfs wereldwijd tot de meest geïmplementeerde Fiori apps. Zie hieronder voorbeelden van de Fiori PO approval app en een custom vendor invoice approval app.

SAP FIori PO approval app

Avelon Fiori Invoice Approval app

De SAP Cloud Platform Workflow service bestaat in het in het architectuurplaatje van SAP-oplossingen naast SAP Business Workflow, dat on-premise toepasbaar is. Zie hieronder een overzicht van de workflow gerelateerde oplossingen binnen het SAP-producten portfolio.

 

Web gebaseerde BPMN-editor voor het modelleren van workflows

Voordelen

  • Gemakkelijke ontwikkeling van nieuwe workflow-gebaseerde applicaties op het SAP Cloud Platform;
  • Uitbreiden van standaard Cloud workflow applicaties.

Key features

  • Snel modelleren via “speed buttons”;
  • Aanroepen van externe REST services;
  • Human Task management;
  • Error handling framework;
  • Modelleren van conditionele proces flows.

SAP Cloud Platform Workflow editor

Eigenschappen van de workflow editor:

  • Events: Start and End events.
  • Service Task: deze kunnen worden gemodelleerd voor het opzetten van verbindingen met externe system en services vanuit de workflow.
  • User Tasks zijn taken die in dialoog door een gebruiker worden uitgevoerd. Deze taken verschijnen in de Fiori My Inbox app bij de relevante verwerker.
  • Script Task kunnen worden gebruikt om de workflow context gedurende de workflow looptijd te manipuleren.
  • Gateways: deze worden gebruikt om de volgordelijkheid van de taken te sturen.
  • Error Handling: de workflow editor geeft fouten weer direct binnen de editor via highlights. 

 

User interface

Als user interface voor eindgebruikers van SAP Cloud Platform Workflow worden een aantal Fiori apps opgeleverd:

  • Fiori My Inbox voor de afhandeling van workflow taken;
  • Monitor Workflows – definitions voor het bekijken van de workflow definities;
  • Monitor Workflows – instances voor het monitoren van de status van de looptijd van de workflows

 

Onze eerste conclusies

 Pros:

  • BPMN 2.0 elementen;
  • Moderne gebruikersinterface ontwikkelomgeving;
  • Intuitief;
  • Beschikbaar via SAP Cloud Platform (geen on-premise installatie of configuratie nodig) en volledig geïntegreerd (SAP Web IDE, Online Workflow Editor, monitoring via Fiori Launchpad, …);
  • My Inbox integratie;
  • Eenvoudig en flexibel gebruik van REST services.

 Cons:

  • Vooralsnog een eerste, onvolwassen versie. Komende verbeteringen en innovaties zien er hoopvol uit (zie volgende paragraaf);
  • De bruikbaarheid is vooralsnog beperkt, maar we zijn ervan overtuigd dat dit in de toekomst verbeterd zal worden.
  • Het voordeel van de on premise workflow omgeving, waarbij de workflow engine “dicht op de data zit”, vervalt. Voor iedere interactie met de applicatie dienen OData services ontwikkeld te worden.

 

Geplande innovaties

Roadmap SAP Cloud Platform Workflow

Meer informatie over SAP Cloud Platform Workflow kunt u hier vinden.

Dank aan Wouter, Bram en Robin voor hun bijdrage aan deze blog. Voor vragen of extra informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Sander van der Wijngaart.