Van First Time Right naar Zero Touch met SAP VIM

Haalt u alles uit uw huidige SAP Vendor Invoice Management-oplossing? Ontdek waar handmatige stappen, uitzonderingen en vertragingen automatisering in de weg staan en hoe u uw VIM-omgeving voorbereidt op de volgende stap met AI.

Herkenbare uitdagingen

SAP VIM draait. Maar presteert het proces ook optimaal?

Een succesvolle go-live betekent niet automatisch dat het factuurproces jaren later nog steeds maximaal presteert. Processen veranderen, volumes groeien en nieuwe technologie maakt meer automatisering mogelijk

In de praktijk zien we regelmatig uitdagingen zoals: 

1. Handmatige correcties

   • Facturen vragen nog regelmatig om controles, correcties of aanvullende invoer.

2. Terugkerende uitzonderingen

   • Dezelfde blokkades en uitzonderingen blijven menselijk ingrijpen veroorzaken.

3. Trage approvals

   • Goedkeuringsflows bevatten onnodige wachttijd, stappen of escalaties.

4. Wisselende herkenning

   • OCR/Capture-resultaten zijn niet consistent genoeg om First Time Right te maximaliseren.

5. Beperkte procesinzichten

   • Het is niet altijd duidelijk waar facturen vertragen of waarom automatisering stopt.

6. AI-potentieel blijft liggen

   • Proces, data en configuratie zijn nog niet optimaal voorbereid op nieuwe AI-mogelijkheden

1. SAP VIM Assessment & Discovery 

Van inzicht naar een concreet optimalisatieplan 

We analyseren zowel de dagelijkse praktijk als de technische inrichting van uw VIM-omgeving. Niet alleen om te bepalen wat vandaag beter kan, maar ook om zichtbaar te maken wat nodig is voor meer First Time Right, meer Zero Touch en verdere AI-gedreven automatisering.

Wat krijgt u?

• Assessment van end-to-end factuurverwerking

• Review van VIM-configuratie en workflows

• Analyse van factuurontvangst en OCR/Capture

• Inzicht in First Time Right en Zero Touch-potentieel

• Beoordeling van AI-readiness

• Quick wins én structurele verbeterpunten

• Geprioriteerde roadmap 

Elke succesvolle optimalisatie begint met een goed begrip van de huidige situatie. Tijdens het Assessment & Discovery-traject analyseren we zowel de technische inrichting als de dagelijkse praktijk van uw SAP Vendor Invoice Management-omgeving.

Business Process Review

Waar verliest het proces tijd en automatisering?

We beoordelen hoe de end-to-end factuurverwerking in de praktijk functioneert.

• Waar ontstaan vertragingen, uitzonderingen en blokkades?

• Hoe efficiënt zijn goedkeuringsflows ingericht?

• Welke stappen vragen nog om menselijke interventie?

• Welke facturen worden First Time Right verwerkt?

• Waar liggen kansen om de Zero Touch-graad te verhogen?

   

SAP VIM Configuration Review

Sluit de inrichting nog aan op de huidige behoefte?

We toetsen de technische inrichting van SAP VIM aan best practices en aan de gewenste procesuitkomsten.

• Review van VIM-configuratie

• Analyse van workflows, rollen en goedkeuringslogica

• Beoordeling van exception handling

• Analyse van automatische matching en verwerkingsregels

• Identificatie van onnodige handmatige stappen

Factuurontvangst, Capture & AI-readiness

First Time Right begint aan de voorkant

Hoe beter een factuur wordt ontvangen, herkend en geïnterpreteerd, hoe groter de kans dat deze zonder menselijke interventie verder kan worden verwerkt.

• Analyse van e-mail, scan, PEPPOL en e-invoicing

• Beoordeling van OCR/Capture-performance

• Gebruik van rapportages en dashboards

• Mogelijkheden voor verdere intelligente automatisering

• Readiness voor relevante AI-functionaliteit 

Roadmap & Business Case

Van bevindingen naar prioriteiten

We vertalen de analyse naar een concreet optimalisatieplan, met onderscheid tussen snelle resultaten en structurele verbeteringen.

Wat levert het assessment op?

Geen algemene optimalisatielijst, maar concrete verbeterpunten gebaseerd op uw eigen VIM-omgeving, processen en prioriteiten.

1. Meer First Time Right

   • Minder correcties en herstelwerk vanaf de eerste verwerking.

2. Meer Zero Touch

   • Meer facturen die zonder menselijke interventie door het proces gaan.

3. Minder uitzonderingen

   • Structurele oorzaken aanpakken in plaats van dezelfde fouten blijven oplossen.

4. AI-readiness

   • Inzicht in wat proces, data en inrichting nodig hebben voor intelligente automatisering.

5. Kortere doorlooptijd

   • Minder wachttijd in workflows en sneller van ontvangst naar verwerking.

6. Meer procescontrole

   • Beter inzicht in performance, bottlenecks en compliance.

7. Concrete quick wins

   • Verbeteringen die relatief snel waarde kunnen opleveren.

8. Geprioriteerde roadmap

   • Duidelijkheid over de volgende stappen en de volgorde waarin ze waarde opleveren.

2. SAP VIM Optimization Program

Van roadmap naar meetbare resultaten

Na het assessment kan Avelon ondersteunen bij de daadwerkelijke realisatie van de verbeteringen. Samen voeren we de roadmap uit en richten we SAP VIM zo in dat steeds meer facturen First Time Right en waar mogelijk Zero Touch kunnen worden verwerkt.

Voorbeelden van wat we doorgaans realiseren

• Optimalisatie van workflows en goedkeuringsprocessen

• Verbetering van factuurontvangst en OCR/Capture-performance

• Reductie van handmatige werkzaamheden en uitzonderingen

• Verbetering van automatische matching

• Optimalisatie van e-invoicing en systeemintegraties

• Inrichting van rapportages en KPI-monitoring

• Verbetering van gebruikerservaring en adoptie

• Voorbereiding op relevante AI-innovaties

• Kennisoverdracht en begeleiding van key users

Waarom Avelon?

Niet alleen kijken naar VIM, maar naar de hele keten

Avelon combineert SAP VIM- en OpenText-expertise met kennis van finance, procurement, procesoptimalisatie en de dagelijkse praktijk van gebruikers.

Hoeveel optimalisatie- en AI-potentieel zit er nog in uw SAP VIM-omgeving?

Start met inzicht. In een vrijblijvende intake bespreken we uw huidige VIM-omgeving, de belangrijkste uitdagingen en of een Assessment & Discovery aansluit op uw situatie.

RELATED POSTS