De toekomst van intelligente factuurautomatisering
Jasper Blok - SAP Invoice Management / Workflow consultant
Het zakelijke landschap verandert snel. Ook de inrichting en uitvoering van financiële en documentgerichte workflows veranderen hierdoor fundamenteel.
Tijdens de OpenText™ VIM Partner Deep Dive 2026, die op 9 en 10 juni 2026 in Grasbrunn plaatsvond, kwamen marktleiders, SAP-consultants en technologiepartners samen om de nieuwste ontwikkelingen binnen Vendor Invoice Management (VIM) te bespreken.
Vier strategische pijlers stonden centraal: Productiviteit, Innovatie, Integratie en Beveiliging. De belangrijkste boodschap was helder: organisaties hoeven hun automatiseringsdoelen niet uit te stellen. Door nu al gebruik te maken van de beschikbare mogelijkheden, kunnen deze vier pijlers optimaal worden benut.
Er werd uitgebreid ingegaan op de transitie van traditionele, statische workflow routering naar een geavanceerd en flexibel ecosysteem. Generatieve AI, side-by-side extensibility en SAP S/4HANA Clean Core-compliance spelen hierin een steeds grotere rol.
Figuur 1 Thema van de Deep Dive 2026
Deze blog belicht de belangrijkste ontwikkelingen en praktijkvoorbeelden:
De AI-verschuiving: Van Assisted AI naar Agentic Orchestration
Optimaal gebruik maken van OpenText Support
ESG Intelligence: van operationele data naar duurzaamheidsinformatie
Premium User Experience: introductie van VIM OneInvoice
E-facturen
Transportation Management (TM)-facturen
Beyond invoices
1. De AI-verschuiving: Van Assisted AI naar Agentic Orchestration
Tijdens zijn keynote benadrukte Mudit Bhatnagar de evolutie van de kunstmatige intelligentie van VIM. VIM beweegt zich van eenvoudige "Assisted AI"-modellen naar een volledig "Agentic Ecosystem" (een ecosysteem van autonome AI-agents).
Een voorbeeld van deze verschuiving is dat Capture for SAP uitgerust is met generatieve AI-functionaliteit om de herkenning en verwerking van facturen te verbeteren. Dit is slechts een voorproefje van dit actuele onderwerp. Dit zal verder worden uitgediept in een volgende blog door mijn collega Martin Nooteboom.
Figuur 2 AI en VIM
2. Optimaal gebruik maken van OpenText Support
Roman Rogatsev, Technical Support Manager bij OpenText, deelde tijdens de Deep Dive praktische strategieën om de samenwerking met de verschillende VIM & Capture EMEA-supportteams zo efficiënt mogelijk te benutten.
Een belangrijk aandachtspunt hierbij is het onderscheid tussen:
Support Case: voor daadwerkelijke systeemfouten, softwareproblemen en ontbrekende of onjuiste documentatie.
Consulting Request: voor vragen rondom gebruikersinrichting, procesontwerp, configuratie en training.
Wanneer kritieke problemen in VIM onmiddellijke escalatie of versnelling van een OSS melding vereisen, kunnen organisaties gebruikmaken van het SAP Customer Interaction Center (CIC) en relevante SAP Notes raadplegen. Daarin staat uitgelegd hoe een duidelijke business impact kan worden aangeleverd, die het Wat, Hoe, Wanneer en Wie van het probleem specificeert.
Relevante SAP Notes:
SAP Note 560499 – Customer Interaction Center: Hotline – Chat – Online Form: https://me.sap.com/notes/560499/E
SAP Note 1281633 – Speed up processing of a support case: https://me.sap.com/notes/1281633
3. ESG Intelligence: van operationele data naar duurzaamheidsinformatie
ESG betekent Environmental, Social & Governance en vormt het raamwerk waarmee bedrijven worden beoordeeld op duurzaamheid, maatschappelijke verantwoordelijkheid en goed bestuur.
De toenemende regelgeving rondom ESG-rapportage zorgt ervoor dat organisaties steeds meer behoefte hebben aan betrouwbare en efficiënte manieren om duurzaamheidsinformatie te verzamelen.
Figuur 3 Het belang van ESG
Tijdens de partnerpresentatie "Turning Operational Data into ESG Intelligence with SAP Invoice Management by OpenText" werd toegelicht hoe bestaande technieken kunnen worden ingezet om relevante ESG-data uit bijvoorbeeld nuts- en afvalfacturen te halen. Door de integratie van machine learning en business rules kunnen gegevens uit complexe facturen in verschillende talen en formaten automatisch worden verwerkt.
Figuur 4 Proces stappen ESG data verwerking
Een praktijkvoorbeeld van een groot technologiebedrijf liet zien hoe Scope 2-emissiegegevens uit nutsfacturen automatisch kunnen worden geëxtraheerd. Hierbij worden deze documenten eerst verwerkt als reguliere facturen en vervolgens opnieuw gebruikt voor het verzamelen van ESG-gerelateerde informatie.
Deze aanpak vermindert handmatige werkzaamheden en versnelt het verzamelen van gegevens voor duurzaamheidsrapportages. Het laat zien dat organisaties niet hoeven te wachten op een perfect toekomstig model, maar bestaande VIM-functionaliteit kunnen benutten om ESG gegevens beschikbaar te maken.
4. Premium User Experience: introductie van VIM OneInvoice
Al bijna 15 jaar vormt het standaard SAP GUI-scherm voor documentverwerking de basis van VIM. Hoewel deze interface jarenlang betrouwbaar heeft gefunctioneerd, sluiten traditionele GUI-oplossingen minder goed aan bij moderne eisen rondom gebruikerservaring, uitbreidbaarheid en lifecycle management.
Om te voldoen aan de "Fiori First"-strategie van moderne bedrijven, introduceerde Jan Spott VIM OneInvoice. Deze nieuwe interface is gebaseerd op ABAP Cloud, RAP (RESTful Application Programming) en Fiori Elements. Het doel hiervan is opgezet om uitbreidingen of aanpassingen buiten de S/4HANA-core te realiseren en daarmee de Clean Core-principes te ondersteunen.
Figuur 5 OneInvoice inbox screen
OneInvoice wordt gefaseerd uitgerold. De initiële uitrol staat gepland binnen VIM 25.4 SP2, waarna het vanaf VIM 27.4 in 2027 de standaard VIM S/4HANA-interface wordt.
OneInvoice biedt onder andere:
Geavanceerde filtermogelijkheden
Geïntegreerde weergave van factuurafbeeldingen
Semantische navigatie tussen OneInvoice en andere SAP- objecten
Eenvoudig aangepaste tabbladen, velden en actieknoppen toevoegen zonder upgrades te beïnvloeden.
Figuur 6 OneInvoice invoice screen
5. E-facturen
Ilya Klimau van OpenText R&D besprak de ontwikkelingen op het gebied van e-facturen die beschikbaar komen met versie 25.4 SP1. Deze release introduceert een flexibele HTML-visualisatie-engine met automatische breedte-opmaak en nauwkeurige mapping. Hierdoor blijven de oorspronkelijke factuurwaarden behouden zoals deze in het digitale document zijn aangeleverd.
In eerdere versies konden langere gegevens nog worden afgebroken tijdens de weergave, waardoor de visualisatie van de e-factuur niet volledig correct was.
Een andere belangrijke ontwikkeling is de geautomatiseerde Paragraph 14-controle voor Duitse e-facturen (ter ondersteuning van de XRechnung- en ZUGFeRD-standaarden). Hierbij worden de intelligente business rules engine en de KoSIT-validator gebruikt om verplichte belastingvelden automatisch te controleren op basis van de Duitse regelgeving. Hierdoor worden handmatige controles verminderd en wordt het risico op onnodige belastingboetes beperkt.
Daarnaast sluit deze ontwikkeling aan op bredere wereldwijde roadmap-updates, zoals de integratie met KSeF in Polen. Hiermee kunnen KSeF-nummers automatisch via Document and Reporting Compliance (DRC) in SAP worden verwerkt. VIM biedt hiermee verdere ondersteuning voor compliance-automatisering, syntaxvalidatie en gestroomlijnde uitzonderingenafhandeling binnen e-factuur processen.
6. Transportation Management (TM)-facturen
In de presentatie “SAP VIM TM Integration” lichtte Jan Spott (Product Management VIM Core) de verdere ontwikkeling toe van de integratie tussen SAP Vendor Invoice Management (VIM) en Transportation Management (TM). Deze ontwikkeling resulteert in geavanceerde automatisering binnen versie 25.4.
Waar eerdere versies zich vooral richtten op basis OCR-herkenning en handmatige verwerking, integreert VIM nu standaard met de SAP TM-workflow voor vracht verrekening en dispuut afhandeling.
Binnen dit geïntegreerde framework registreert en valideert VIM TM-specifieke velden, zoals vrachtorders (Freight Orders), vrachtbrieven (Bill of Lading) en luchtvrachtbrieven (Air Waybills), in een speciale tabel (/OPT/VIM_TM_ITEM). Vervolgens wordt het TM-proces gestart via een SOAP proxy call.
Een belangrijk onderdeel van deze integratie is dat de factuurgoedkeuring en het dispuut afhandeling binnen SAP TM plaatsvinden. VIM gebruikt hiervoor specifieke business rules om documenten veilig in een wachtstatus te plaatsen totdat de verwerking van TM is afgerond. Na succesvolle verwerking wordt de workflow automatisch voltooid. Bij een afwijzing wordt het proces verder afgehandeld binnen VIM.
Figuur 7 VIM en TM integratie
7. Beyond invoices
Naast de verwerking van facturen biedt VIM ook nieuwe mogelijkheden voor andere documenttypen binnen SAP. Door gebruik te maken van de SAP Generative AI Hub en de SAP HANA Cloud vector engine op SAP BTP beschikt het platform over intelligente herkenningsmogelijkheden. Deze functionaliteit maakt het mogelijk om betalingscondities, incoterms en complexe materiaalomschrijvingen automatisch herkennen op basis van stamgegevens.
Hierdoor wordt de herkenning van documentinformatie verbeterd en de verwerking verder versneld.
Figuur 8 AI data voorstel
Daarnaast biedt de integratie met OpenText Content Aviator een interactieve AI-assistent binnen SAP GUI en Fiori. Gebruikers kunnenin natuurlijke taal laten samen vatten, doorzoeken en vertalen.
Figuur 9 Content Aviator in actie
Naast ondersteuning bij de interne documentverwerking kan generatieve AI ook worden ingezet voor het opstellen van contextbewuste e-mails over ontbrekende of inconsistente documentgegevens. Bovendien helpen nieuwe analyse-apps managers om knelpunten in bijvoorbeeld het sales order verwerkingsproces op te sporen.
Vanaf eind 2026 en daarna staat verdere automatisering op de roadmap, waaronder:
Intelligente orderverwerking rechtstreeks vanuit e-mails.
Voorspelling van maateenheden.
Volledige ondersteuning voor de aankomende SAP S/4HANA 2027-release.
Figuur 10 Beyond Invoice roadmap
Conclusie
De belangrijkste boodschap van de OpenText VIM Partner Deep Dive 2026 is helder: organisaties hoeven hun automatiseringsdoelen niet uit te stellen in afwachting van een perfect toekomstig model. Door nu al gebruik te maken van de beschikbare mogelijkheden kunnen de vier strategische pijlers optimaal worden benut:
Productiviteit: Door processen direct te versnellen en handmatige handelingen te elimineren, halen slimme organisaties maximale efficiëntie uit hun dagelijkse processen.
Innovatie: De combinatie van een robuuste VIM-architectuur met de opkomende mogelijkheden van Agentic AI zorgt voor slimme, toekomstbestendige automatisering.
Integratie: Een naadloze samenhang binnen het IT-landschap voorkomt frictie, waardoor bedrijven sneller kunnen schakelen en elke beschikbare efficiëntie direct kunnen benutten.
Beveiliging: Innovatieve automatisering gaat hand in hand met een solide, veilige en compliant software pakket die risico's effectief minimaliseert.
De technologie om deze verbeteringen te realiseren ligt binnen handbereik. Organisaties kunnen vandaag al concrete stappen zetten richting verdere automatisering en optimalisatie van hun VIM-processen. Daarmee bouwen zij niet alleen aan meer efficiëntie en flexibiliteit vandaag, maar ook aan een toekomstbestendige basis voor verdere innovatie.
Meer informatie
Neem voor verdere vragen of informatie over dit onderwerp, of voor andere vragen op het gebied van SAP Workflow, Fiori of SAP Invoice Management (SIM) contact op met Martijn Wever.
Gerelaterde posts
