VIM en AI: op weg naar intelligente factuurverwerking
Martin Nooteboom - Senior SAP Invoice Management Consultant
Als vervolg op de blog van mijn collega Jasper Blok over de OpenText VIM Partner Deep Dive, gaan we het in deze blog dieper in op de AI-gerelateerde onderwerpen. Naast de onderwerpen die OpenText had voorbereid, was er ook ruimte voor een brainstormsessie over mogelijke AI-scenario’s voor Vendor Invoice Management (VIM). Deze brainstorm leverde veel ideeën op voor toekomstige ontwikkelingen.
De evolutie van OpenText VIM: van statische workflows naar een AI-gedreven ecosysteem
Als we kijken naar de ontwikkelingen van OpenText bij VIM, zien we een verschuiving naar een door AI-gedreven ecosysteem waarin AI-agenten samenwerken. VIM ontwikkelt zich daarmee van workflow automatisering naar een omgeving waarin AI-agenten processen en taken coördineren.
Traditioneel werkte VIM met een statisch workflowmodel dat uitzonderingen (exceptions) ter beoordeling aan gebruikers voorlegde. In dit klassieke Assisted AI-model lezen algoritmen metadata uit, maar wordt het proces afhankelijk van de berekende betrouwbaarheidsscore onderbroken. Vervolgens wacht het systeem op een beslissing van een medewerker.
De visie voor VIM is een gespecialiseerd netwerk van AI-assistenten en autonome agenten die gebruikers in verschillende stappen van het proces ondersteunen. In dit nieuwe ecosysteem kunnen intelligente agenten zelfstandig communiceren, onderhandelen en taken uitvoeren. Dit markeert een fundamentele verschuiving: AI-agenten handelen taken zelfstandig af, terwijl medewerkers zich meer kunnen richten op complexe uitzonderingen en situaties waarin menselijke beoordeling nodig is. Deze AI-agenten worden in de organisatiestructuur ingepast en ondersteunen medewerkers vanuit hun specifieke rol. OpenText streeft naar een AI-assistent voor iedere rol in het proces:
Deze transformatie is uitgewerkt in een strategische roadmap die uit drie fasen bestaat:
Fase 1 - Baseline: richt zich op Copilot en Insights, en biedt ondersteuning aan medewerkers (human-in-the-loop) en inzichten op basis van data (data-intelligentie).
Fase 2 - Mid-Curve: introduceert de autonome afhandeling van uitzonderingen. Medewerkers controleren de resultaten nog (human-on-the-loop) en kunnen ingrijpen bij standaardblokkades.
Fase 3 - Apex: richt zich op een ecosysteem dat volledig autonoom kan opereren. AI-agenten coördineren hierbij meerdere taken en processen (multi-agent orchestration), zonder directe menselijke tussenkomst (human-out-of-the-loop). Het doel is zero-touch-verwerking.
De datakloof overbruggen met SAP Joule
Een belangrijk knelpunt bij factuurverwerking is de swivel-chair-analyse: medewerkers schakelen handmatig tussen gestructureerde data in SAP S/4HANA en ongestructureerde informatie in documenten die zijn opgeslagen in het OpenText (Core) Archive. Dit kost tijd, bijvoorbeeld wanneer medewerkers de oorzaak van een factuurblokkade moeten achterhalen.
Om dit op te lossen, transformeert VIM van een registratiesysteem (system of record) naar een intelligentiesysteem (system of intelligence) door kernfunctionaliteiten als herbruikbare AI-vaardigheden (skills) beschikbaar te maken. SAP Joule fungeert als de orkestratielaag waar deze VIM-skills worden ingezet. Via kant-en-klare Application Programming Interfaces (APIs) biedt VIM AI-agenten toegang tot de benodigde functionaliteiten.
Tijdens de sessie werden twee voorbeelden van AI-agenten gedemonstreerd die in combinatie met Joule al beschikbaar zijn:
Content Discovery Agent: een ingebouwde AI-assistent waarmee gebruikers vragen kunnen stellen over facturen van meerdere pagina's. De assistent vat facturen samen en haalt relevante clausules uit bijbehorende contracten.
Approval Agent: genereert beknopte AI-samenvattingen van facturen voor leidinggevenden, zodat zij deze eenvoudig met één klik via de chat kunnen goedkeuren.
Daarnaast zijn er APIs beschikbaar voor rapportages, zoals via de Invoice Lifecycle API, en voor goedkeuringen en het ophalen van gebruikerstaken. OpenText bouwt hiermee aan een catalogus van vaardigheden voor AI-agenten (agentic skills): kant-en-klare APIs die bijvoorbeeld vanuit Joule Studio kunnen worden gebruikt of met Content Aviator kunnen worden geïntegreerd.
Documentherkenning verbeteren met Core Capture 26.2
Naast VIM introduceert OpenText Core Capture for SAP Solutions 26.2 ook een GenAI-integratie. Deze update verbetert de herkenning van documentgegevens direct na installatie (out of the box). Een belangrijke vernieuwing is de Intelligent Voter. Deze functie combineert drie herkenningsmethoden om nauwkeurigere resultaten te leveren:
Herkenning op basis van een kennisbank (Knowledge Base Recognition).
Adaptief leren, waarbij het systeem leert van eerdere herkenningen en correcties.
AI-herkenning met grote taalmodellen (Large Language Models, LLM's).
Met deze AI-integratie kan Core Capture kop- en regelgegevens (header- en itemvelden) uit verschillende documenttypen herkennen, zoals facturen, verkooporders en pakbonnen. Dit werkt met documenten uit uiteenlopende landen en in verschillende talen, zonder dat aanvullende training nodig is.
De belangrijkste voordelen van de nieuwe Core Capture-engine zijn:
Er is geen specialistische kennis van machine learning of AI vereist.
Een verbeterde OCR-engine herkent handgeschreven en verticale tekst en afbeeldingen van lage kwaliteit, zoals smartphonefoto's, beter.
Artikelomschrijvingen (item descriptions) kunnen als standaardveld worden herkend bij verschillende documenttypen. Dit biedt mogelijkheden voor verdere automatisering, bijvoorbeeld bij het matchen van materiaalnummers.
De volgende ontwikkelingen rondom documentherkenning staan op de planning:
Classificatie van binnenkomende documenten, zodat verschillende documenttypen via één inbox kunnen worden verwerkt.
Automatische herkenning van bijlagen.
Automatische splitsing van documenten indien nodig, bijvoorbeeld wanneer een factuur en een bijlage samen in één pdf-bestand staan.
De toekomst van factuurverwerking: steeds autonomer met AI
Door AI in te zetten voor het automatisch uitlezen van documenten en dit te combineren met low-codeplatforms zoals Joule Studio, waarop organisaties zelf AI-agenten kunnen ontwikkelen, zet OpenText een volgende stap in procesautomatisering. Zo kunnen organisaties toewerken naar processen waarin AI-agenten steeds meer taken zelfstandig uitvoeren, terwijl medewerkers betrokken blijven waar menselijke beoordeling nodig is.
Meer informatie
Neem voor verdere vragen of informatie over dit onderwerp, of voor andere vragen op het gebied van SAP Workflow, Fiori of SAP Invoice Management (SIM) contact op met Martijn Wever.
Gerelaterde posts
