SAP Document AI

Van handmatige documentverwerking naar slimme automatisering met SAP Document AI

Sander van der Wijngaart, Managing partner

Veel organisaties herkennen het probleem: documenten stromen binnen via e-mail, PDF’s, scans en uploads, maar de verwerking gebeurt nog grotendeels handmatig. Pakbonnen, bestellingen, certificaten, transportdocumenten, formulieren en aanvragen moeten worden gelezen, gecontroleerd en ingevoerd. Dit kost tijd, vergroot de kans op fouten en vertraagt processen zoals procure-to-pay (P2P).

Wat minder nieuw is: dit vraagstuk bestaat al decennia. Avelon houdt zich hier namelijk al sinds de oprichting in 2000 mee bezig. Denk aan oplossingen rondom (web)formulieren, automatische herkenning van inkomende documenten, verwerking in SAP, het koppelen van documenten aan transacties en het inrichten van goedkeuringsflows. De technologie en tooling zijn veranderd, maar de onderliggende behoefte is hetzelfde gebleven: documenten slim en efficiënt onderdeel integreren SAP-processen.

Met SAP Document AI zet SAP dit concept in een modern jasje. Door de inzet van AI, betere integraties en gebruiksvriendelijke interfaces wordt wat vroeger maatwerk was, nu een schaalbare en gestandaardiseerde oplossing.

In deze blog lees je wat SAP Document AI precies doet, hoe het werkt en welke impact het heeft op organisaties.

Waarom documentverwerking vaak de bottleneck is

In veel organisaties is documentverwerking nog verrassend handmatig. Denk aan:

• Emails die handmatig worden gesorteerd en doorgestuurd

• Documenten die meerdere keren worden gecontroleerd

• Gegevens die uit formulieren worden overgenomen

• Goedkeuringen die blijven liggen

Dit leidt tot bekende problemen:

• Lange doorlooptijden

• Fouten in data

• Beperkte schaalbaarheid

• Gebrek aan inzicht in het proces

Zoals ook in veel P2P-processen zichtbaar is, ondermijnt een gefragmenteerde en handmatige aanpak de operationele efficiëntie en datakwaliteit.

De kern van het probleem: ongestructureerde data. Documenten zijn niet direct bruikbaar voor systemen. Hier komt SAP Document AI in beeld.

Wat is SAP Document AI?

SAP Document AI is een AI-gedreven oplossing die documenten automatisch:

1. Iinleest (ingestion)

2. Classificeert

3. Data extraheert

4. Valideert

5. Doorstuurt naar SAP-processen

View fullsize

Het doel is eenvoudig: documenten direct omzetten naar bruikbare, gestructureerde data, zonder handmatige tussenkomst. De oplossing is volledig geïntegreerd in het SAP-landschap en ondersteunt end-to-end documentverwerking binnen bestaande bedrijfsprocessen.

View fullsize

SAP Document AI in de praktijk

1. SLIMME DATA-INTAKE

Documenten kunnen via meerdere kanalen binnenkomen:

• Email inboxen

• SAP Fiori apps

• Mobiele apps (SAP Mobile Start)

• API’s (bijvoorbeeld via integraties)

Hiermee worden documenten automatisch verzameld, zonder handmatige stappen.

Belangrijk voordeel: bestaande werkwijzen hoeven niet volledig te veranderen. SAP Document AI sluit aan op hoe documenten vandaag al binnenkomen.

2. OCR EN AI GECOMBINEERD

Traditionele OCR herkent tekst. SAP Document AI gaat een stap verder.

View fullsize

Het combineert:

• OCR (tekstherkenning)

• AI-modellen voor contextbegrip

• Vision AI voor visuele elementen

 Dit betekent dat het systeem niet alleen tekst leest, maar ook de betekenis begrijpt.

Voorbeelden:

• Herkennen van veldlabels in formulieren

• Interpreteren van handtekeningen of stempels

• Analyseren van visuele indicatoren zoals diagrammen  

Dit verhoogt de nauwkeurigheid en maakt automatisering mogelijk in complexere scenario’s.

3. CLASSIFICATIE EN DATA-EXTRACTIE

De AI bepaalt automatisch:

• Welk type document het is (bijv. aanvraag, contract of pakbon)

• Welke velden relevant zijn

• Waar deze informatie zicht bevindt

Voorbeeld: een klantaanvraagformulier kan automatisch worden ontleed naar:

• Naam en contactgegevens

• Type aanvraag

• Gewenste leverdatum

• Opmerkingen

Deze data wordt direct gestructureerd en kan bijvoorbeeld een workflow starten.

4. HUMAN-IN-THE-LOOP WAAR NODIG

Niet alles hoeft volledig automatisch te verlopen. SAP Document AI ondersteunt een human-in-the-loop model:

• AI verwerkt het document

• Gebruikers valideren alleen uitzonderingen

• Feedback verbetert het model

Met een gebruiksvriendelijke workspace kunnen gebruikers snel grote volumes controleren en corrigeren.

5. INTEGRATIE MET SAP-PROCESSEN

De kracht zit in de integratie:

• Data gaat direct naar SAP S/4HANA

• Workflows starten automatisch

• Goedkeuringen worden direct getriggerd

Hierdoor ontstaat één geïntegreerd proces in plaats van losse tools.

Van handmatig naar geautomatiseerd: een concreet voorbeeld

Neem klantaanvragen of serviceverzoeken.

ZONDER DOCUMENT AI:

1. Aanvraag komt binnen via e-mail of PDF

2. Medewerker opent en leest het document

3. Gegevens worden handmatig ingevoerd in SAP

4. Aanvraag wordt doorgestuurd naar de juiste afdeling

5. Eventuele opvolging gebeurt handmatig  

MET SAP DOCUMENT AI:

1. Document wordt automatisch opgehaald uit e-mail

2. AI classificeert het type aanvraag

3. Relevante data wordt automatisch geëxtraheerd

4. Workflow start direct in SAP

5. Alleen uitzonderingen worden gecontroleerd  

RESULTAAT:

• Minder handwerk

• Snellere verwerking

• Directe start van processen zonder vertraging

En hoe zit het met factuurverwerking?

Factuurverwerking is een klassiek voorbeeld van document automatisering. Omdat facturen vaak gestructureerd zijn, is hoge automatisering mogelijk.

SAP Document AI is geïntegreerd in factuurverwerking binnen SAP Ariba Central Invoice Management (CIM) en beschikbaar op het SAP Business Technology Platform (BTP) voor SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Hierdoor wordt AI-gedreven documentherkenning steeds meer onderdeel van standaard SAP-oplossingen.

Tegelijkertijd bevindt SAP CIM zich nog in ontwikkeling is en moet het zich in de praktijk nog verder moet bewijzen, zeker in vergelijking met bestaande, volwassen oplossingen. Zie ook een van onze eerdere blogs over dit onderwerp.

Een voorbeeld hiervan is SAP Invoice Management by OpenText. Deze oplossing is ingericht voor end-to-end factuurverwerking, inclusief:

• Automatische herkenning

• Matching met orders en ontvangsten

• Goedkeuringsflows

• Compliance en audittrail

Voor organisaties met een volwassen factuurverwerkingsproces blijft dit vaak een robuuste en bewezen oplossing. SAP Document AI speelt hierin vooral een aanvullende rol, bijvoorbeeld door documentherkenning te verbeteren of toe te passen op andere documentstromen buiten facturen.

De rol van AI en toekomstige ontwikkelingen

SAP Document AI ontwikkelt zich richting een bredere AI-laag binnen SAP. Belangrijke ontwikkelingen:

• Custom LLM-modellen voor extractie

• GenAI prompts voor complexe documenten

• Integratie met Joule (SAP’s AI-assistent)

• Business Data Cloud voor betere inzichten  

Daarnaast zien we de opkomst van agentic AI in P2P-processen:

• Systemen nemen zelfstandig beslissingen

• Voeren automatisch acties uit

• Leren continu van data

 Dit verschuift documentverwerking van automatisering naar intelligentie.

Wanneer is SAP Document AI interessant?

SAP Document AI is vooral relevant bij:

• Verwerken van veel documenten (formulieren, contracten, serviceverzoeken)

• Reduceren van handmatige stappen 

• Beperken van fouten

• Versnellen van processen

• Werken met SAP S/4HANA of SAP BTP

Waar op te letten bij implementatie?

 De technologie is krachtig is, maar de waarde zit in de implementatie. Belangrijke aandachtspunten:

1. Proces eerst, technologie daarna. Automatiseren zonder procesoptimalisatie levert beperkte waarde op.

2. Datakwaliteit. AI is zo goed als de data die het krijgt.

3. Change management. Gebruikers moeten wennen aan nieuwe werkwijzen.

4. Iteratieve aanpak. - Begin klein en schaal vervolgens op. 

Conclusie

SAP Document AI maakt de stap van handmatige documentverwerking naar intelligente automatisering concreet. De combinatie van:

• AI en OCR

• Integratie met SAP-processen

• Flexibele configuratie

• Meetbare business impact

zorgt ervoor dat documentverwerking niet langer een bottleneck is, maar een versneller van processen wordt. Voor organisaties die hun operationele efficiëntie willen verhogen en zich willen voorbereiden op AI-gedreven processen, is SAP Document AI geen nice-to-have meer, maar een logische volgende stap.

Meer informatie

Voor verdere vragen of meer informatie over dit onderwerp, of over SAP Workflow, SAP Master Data Governance of SAP Invoice Management (SIM), neem gerust contact op met Sander van der Wijngaart.

Bronnen

• SAP Community: https://community.sap.com/t5/technology-blog-posts-by-sap/ai-driven-paper-free-bill-of-lading-logistics-transportation-document/ba-p/13553409

Gerelaterde posts