Aanbevelingen in SAP inkoop en factuurverwerking

Op basis van jarenlange ervaringen met SAP verbetertrajecten in het Procure to Pay (P2P) proces heeft Avelon een aantal best practices vastgesteld. Gebruikmakend van deze aanbevelingen kunnen significante verbeteringen in het P2P proces gerealiseerd worden. In deze blog gaan we in op de do’s en don’ts. Hieronder zijn zij samengevat, waarna we in de volgende paragrafen dieper ingaan op de details.

P2P best practices samengevat

  1. Excellentie in factuurverwerking is het resultaat van excellentie in inkoop

    • Juiste registratie en autorisatie inkooporders (PO’s) biedt:

      • Compliance;

      • Control (inzicht in spend/budget/liquiditeit);

      • Snellere afhandeling facturen, hoger percentage tijdige betaling en betalingskortingen.

    • Doel: Reduceer percentage non-PO facturen.

  2. Adoptie PO’s door organisatie is alleen succesvol bij efficiënt en gebruiksvriendelijk proces

    • Maak registratie en goedkeuring PO’s zo eenvoudig mogelijk;

    • Forceer geen goederenontvangsten indien deze niet strikt noodzakelijk zijn:

      • 3-way match indien relevant voor magazijn, voorraad of waardering;

      • 2-way match met akkoord levering bij factuurgoedkeuring voor overige (indirecte) inkoop.

  3. Focus op XML-facturen

    • OCR alleen als alternatief waar XML niet is toegestaan;

    • Papieren facturen alleen toestaan als PDF & XML niet mogelijk is;

    • Doel: groeien naar “touchless” factuurverwerking voor crediteurenadministratie

  4. Integreer P2P-oplossing binnen uw SAP systeem

    • Geharmoniseerde gebruikersbeleving;

    • Geen interfaces, gelijke functionaliteit binnen proces;

    • Security en autorisaties binnen één systeem;

    • Benutten SAP investering en voorkomen indirect licentie risico SAP.

Excellentie in factuurverwerking is het resultaat van excellentie in inkoop

Een groot nadeel van het verwerken van facturen die niet gerelateerd zijn aan een inkooporder (non-PO facturen), is dat de financiële rubriceringselementen zoals kostenplaats, kostensoort e.d. vaak onbekend zijn bij de crediteurenadministratie. Hierdoor is directe routering naar de juiste goedkeurder lastig te realiseren. Goedkeuring van niet-PO-facturen is altijd noodzakelijk. Regelmatig eindigt deze ontbrekende informatie in het eindeloos intern heen en weer sturen van de factuur. Naast het ontbreken van relevante rubriceringselementen is het ontbreken van inzicht in verplichtingen een groot nadeel van het accepteren van facturen zonder inkooporderreferentie. Genoeg redenen om het verminderen van het percentage non-PO facturen als doel te hebben.

De acceptatie van het gebruik van PO's kan alleen succesvol zijn in een efficiënt en gebruiksvriendelijk proces. Het indienen van inkoopaanvragen en het goedkeuren ervan moet eenvoudig en gebruiksvriendelijk zijn.

Adoptie PO’s door organisatie alleen succesvol bij gebruiksvriendelijk proces

Het P2P proces is een proces dat een groot aantal medewerkers van iedere organisatie raakt. Zeker als het om de indirecte inkoop gaat, wordt dit vaak uitgevoerd door medewerkers waarvan de administratieve inkoop taken niet tot hun kernactiviteiten behoren. Mede vanwege complexiteit vindt registratie van de inkoop buiten SAP plaats, vindt deze helemaal niet plaats of worden er veel begrijpelijke fouten gemaakt.

De Avelon Procure to Pay suite helpt deze uitdagingen aan te pakken en daarmee het procure to pay proces te professionaliseren. De Avelon Procure to Pay suite bestaat o.a. uit de volgende oplossingen op het gebied van inkoop: 

  • Avelon Purchase Order app

  • Avelon Purchase Order Approval app

  • Avelon Goods Receipt app

Avelon PO app

Avelon Purchase Order app

Het registreren en controleren van het inkoopproces is cruciaal om tot bestedingen te komen die voldoen aan interne- en externe regels (compliancy) voordat de onvermijdelijke factuur binnen komt. Bestellingen zorgen daarnaast voor eenvoudige matching van de factuur en daarmee voor minder fouten in de boekhouding, kortere doorlooptijden en snellere betaaltermijnen. Registratie van bestellingen voor diensten en verbruiksgoederen geeft de budgethouder daarnaast een beter en actueler inzicht in het beschikbare budget. Het registreren van de (indirecte) inkoopbehoefte is bij veel organisaties een heikel punt. De medewerkers die hiermee belast zijn zien dit niet als primaire taak en invoer is complex en tijdrovend.

De Avelon Purchase Order Fiori app maakt het registreren van (indirecte) bestellingen kinderlijk eenvoudig en plaats- en tijdonafhankelijk. Het verlaagt hierdoor de drempel om te registreren en is daardoor de perfecte start van uw excellente bestelproces.

De kenmerken van deze oplossing zijn:

  • Eenvoudige en moderne registratie van bestellingen middels Fiori app

  • Toepasbaar in zowel decentrale- als centrale inkoop scenario’s

  • Smart Search, “Google like“ zoekfunctie voor leverancier en rubriceringselementen

  • Inperking rubriceringselementen per medewerker mogelijk

  • Inzicht in eerder vastgelegde bestellingen

  • Workflow log en eigen historie inkooporders zichtbaar

  • Mogelijkheid tot toevoegen van bijlagen (bv offertes) en interne opmerkingen

  • Diverse teksten in te voeren voor op inkooporderbevestiging

  • Automatische creatie en opslag van inkooporderbevestiging in PDF

  • Aanmaken met referentie, wijzigen en vasthouden mogelijk

  • Registratie en inzicht historie bestellingen is plaats- en tijdonafhankelijk (mits mobiel gebruik Fiori app is toegestaan en ingeregeld binnen uw organisatie)

  • Vervanger ATB bij 1 op 1 omzetting van ATB naar bestelling

  • Compatible met SAP ERP en S/4HANA

Lees hier meer over de Avelon Purchase Order app.

Avelon Purchase Order APPROVAL app

PO Approval app

Naast het aanleggen van inkooporders is het ook mogelijk om bestellingen waarvoor een vrijgave strategie geldt via een Fiori app goed te keuren. De Avelon Purchase Order Approval Fiori app maakt de afhandeling van de bestelling voor de budgethouder eenvoudig en laagdrempelig. De app bestaat uit de standaard SAP Purchase Order approval app, welke direct laat zien hoeveel taken er nog open staan voor de budgethouder. De app is op een aantal vlakken uitgebreid. Zo is de app vertaald naar het Nederlands en is het inzicht in de volledige behandelhistorie toegevoegd. Tot slot is het mogelijk om een afdrukvoorbeeld van de inkooporderbevestiging te tonen zodat de budgethouder precies kan zien welke bestelling verstuurd wordt naar de leverancier.

De app is niet alleen op de werkplek te gebruiken, maar overal waar een internetverbinding is, op ieder mobile device. Niet alleen is afhandeling eenvoudig, maar ook het gemak wordt hierdoor gediend! Afhankelijk van uw interne security beleid, zijn voor mobiel gebruik aanvullende maatregelen benodigd.

Samengevat de kenmerken en voordelen van de Avelon Purchase Order Approval app:

  • Verlaagt de drempel van goedkeuring van een bestelling door eenvoudig en modern gebruiksgemak voor de budgethouder

  • Relevante goedkeuringsinformatie zoals rubricering, omschrijving, bedrag zichtbaar

  • Eerder in het bestelproces gekoppelde bijlagen zichtbaar voor budgethouder

  • Mogelijkheid tot tonen afdrukvoorbeeld inkooporderbevestiging

  • Afhandelhistorie zichtbaar

  • Mobiel te gebruiken, overal waar internetverbinding is (mits mobiel gebruik Fiori app is toegestaan en ingeregeld binnen uw organisatie)

  • Compatible met SAP ERP en S/4HANA

Lees hier meer over de Avelon Purchase Order Approval app.

 SAP Fiori goods receipt app in ECC

SAP Fiori goods receipt app in ECC

AVELON Goods receipt app

Het verwerken van een goederenontvangst binnen SAP is geen sinecure, zeker niet als dit in het kader van de 3-way match uitgevoerd moet worden door iemand die niet op regelmatige basis in SAP werkt.

De Avelon Goods Receipt App maakt de vastlegging van de goederenontvangst een stuk eenvoudiger en ook nog eens mobiel mogelijk. Belangrijk onderdeel van de app is de Smart Search functionaliteit zoals die ook bij de Avelon Purchase Order App is toegepast. Deze maakt het zoeken van de juiste bestelling waar de ontvangst op geboekt moet worden veel makkelijker. Er kan gezocht worden op bestelnummer, leverancier naam of artikelomschrijving.

Na selectie van de juiste bestelling kan eenvoudig het aantal geleverde artikelen worden ingegeven en eventueel een bijlage, bv. de pakbon, worden toegevoegd.

Samengevat de kenmerken en voordelen van de Avelon Goods Receipt app:

  • Gebruiksvriendelijke vastlegging van goederenontvangst

  • Smart Search, “Google like“ zoekfunctie voor snel vinden van juiste bestelling

  • Bijlagen, bv afleverbewijzen, toe te voegen

  • Mobiel te gebruiken, overal waar internetverbinding is (mits mobiel gebruik Fiori app is toegestaan en ingeregeld binnen uw organisatie)

  • Compatible met SAP ERP en S/4HANA

Lees hier meer over de Avelon Goods Receipt app.

Focus op XML- of E-facturen waar mogelijk

Het doel is om “touchless” factuurverwerking door de crediteurenadministratie te bereiken. Touchless factuurverwerking houdt in dat crediteurenadministratie geen handmatige handelingen hoeft te verrichten om de factuur in het SAP systeem vast te leggen. Het systeem bepaalt wat de eventuele vervolgacties zijn. Deze kunnen variëren van het automatisch routeren van de factuur naar de verantwoordelijke(n) indien er sprake is van prijs- of hoeveelheidsverschillen tussen factuur, bestelling en goederenontvangst. Bij een zogenaamde 3-way match kan de factuur automatisch betaalbaar gesteld worden. Bij non-PO facturen dient de factuur ten aller tijde goedgekeurd worden.

Verschillende klanten van Avelon stapten over van OCR verwerking in eigen beheer naar E-facturatie. Een end-to-end-oplossing voor e-facturatie vervangt het huidige OCR-proces door deze functionaliteit "uit te besteden" aan een externe serviceprovider. Deze serviceprovider transformeert ontvangen XML- of PDF-facturen naar een uniform en consistent formaat. Hiermee kunnen facturen automatisch in het SAP systeem worden geïmporteerd en de huidige verwerkingsprocedures worden gestart. Factuurgegevens van de PDF-facturen worden automatisch herkend, net als het OCR-proces, met een gegarandeerde, aanzienlijk hogere herkenningsgraad vergeleken met het OCR-proces.

Voordelen E-facturatie:

  • Lagere kosten

    • Niet meer investeren in eigen OCR-systemen en menselijke inspanningen bij validatie van resultaten en training van de OCR-engine

  • Verbeteren van nauwkeurigheid

    • Gegarandeerde herkenningspercentages vergeleken met handmatige validatie en correctie door eigen crediteurenadministratie medewerkers

  • Snelle verwerking

    • Gegarandeerde verwerkingstijden

  • Verhoog kwaliteit herkenning en boekhouding

Avelon heeft in samenwerking met Invoicesharing een end-to-end oplossing ontwikkeld om de factuurontvangst, herkenning en verwerking in SAP drastisch te verbeteren. De oplossing is gericht op het centraal ontvangen en verwerken en vervolgens automatisch inlezen in SAP van al uw digitale facturen. Dit zijn zowel de PDF-facturen als de e-facturen (XML). Eventuele papieren facturen scant u zelf met een eenvoudige scanner en stuurt deze vervolgens naar het platform. Uw hele factuurstroom wordt daarmee uniform verwerkt. Lees hier meer over Avelon E-invoicing.

Avelon E-invoicing

Integreer P2P-oplossing binnen uw SAP systeem

Met SAP Fiori kan SAP sinds enige jaren een prijswinnende user experience ervaring aanbieden. Door deze gebruikersvriendelijke front-end kunnen ook zogenaamde business users betrokken worden bij voorheen lastig te begrijpen SAP transacties. Door in de voor business users relevante stappen van het proces een geharmoniseerde gebruikersbeleving aan te bieden kunnen zij direct betrokken worden in het proces. Voorheen werden hiervoor nogal eens sub-administraties gevoerd door ondersteunende diensten. Door de inzet van Fiori zijn deze niet meer nodig en worden security en autorisaties binnen één omgeving afgedwongen en ingeregeld. Tevens worden hoge boetes voorkomen door het niet naleven van licentie afspraken rondom zogenaamde indirect use van SAP software.

Voor vragen of extra informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Sander van der Wijngaart.