SAP DQM Derivations
Jesse Asowata - SAP Master Data Governance Consultant
Onderstaand stuk is een verdieping op een eerder gepubliceerde blog op onze website: Introductie SAP Data Quality Management (DQM).
In een tijd waarin bedrijven steeds afhankelijker worden van betrouwbare en consistente masterdata, biedt SAP MDG krachtige tools om de datakwaliteit te waarborgen. Eén van die tools, vaak nog onderbenut, zijn Derivations.
Maar wat zijn derivations nou precies, en hoe kunnen ze de invoer van masterdata automatiseren en optimaliseren? In deze blog leggen we het uit.
Wat zijn DQM Derivations?
SAP DQM Derivations
Derivations zijn business rules die automatisch velden ophalen/invullen of aanpassen op basis van andere invoerwaarden. Denk aan een soort slimme ‘if/then’ logica die op de achtergrond draait. Het doel? Fouten voorkomen, handmatige invoer verminderen en “first time right” data garanderen.
Stel je voor: bij de creatie van een nieuw materiaal voer je een ‘materiaaltype’ in en automatisch worden velden zoals ‘Product Hierarchy’. ‘Profit Center’ of ‘Industry’ correct ingevuld. Dat is de kracht van derivations.
Hoe werkt het?
Define Derivation Scenarios
Derivations worden geconfigureerd binnen de app Define Derivation Scenarios. Het mooie van deze app is dat je vrijwel zonder kennis van coderen meerdere derivation rules kan optuigen.
Een derivation bestaat uit een scenario met daarin één of meerdere regels, elk met condities en acties, vergelijkbaar met decision tables of if/then logica. Tijdens het MDG proces worden deze regels automatisch uitgevoerd wanneer een relevante stap wordt bereikt. Bijvoorbeeld wanneer je de aanvraag indient (Submit) bij het aanmaken van een nieuwe klant, leverancier of materiaal.
Voorbeel Derivation Scenario
Bovenstaande afbeeldingen zijn voorbeelden van een Derivation Scenario met daarin Derivation rules. Het scenario krijgt een naam en ID toegewezen, hiervoor gebruiken wij de door ons gecreëerde naming convention. In de ‘General information’ tab kan aanvullende informatie worden gegeven m.b.t. de beschrijving en scope van het scenario.
In de ‘Derivation Rules’ tab worden de daadwerkelijke regels gedefinieerd en uitgewerkt o.b.v. ‘Decision Tables’.
Voorbeeld Decision Tables
Change request Type
Belangrijk detail: derivations draaien technisch op de BRF+ workflow (Business Rule Framework Plus) en worden pas getriggerd op een bepaald punt tijdens het doorlopen van de MDG Change Request flow. Ze moeten daarom expliciet worden geconfigureerd voor de juiste Change Request Types om effectief getriggerd te worden. Deze configuratie vindt plaats in de MDG IMG en BRF+.
Voor complexere scenario’s kan BRF+ ook worden ingezet om custom ABAP logica aan te roepen.
Voordelen van Derivations
Consistente en complete data
Automatische veldinvulling voorkomt ontbrekende of foutieve gegevens en zorgt dat de data direct voldoet aan bedrijfsstandaarden.Efficiëntie
Minder handmatig werk betekent snellere masterdata processen en minder correcties achteraf.Gebruikersvriendelijk (Citizen Development)
Dankzij de no-/low code aanpak kunnen functionele gebruikers regels zelf configureren en onderhouden.Centrale governance
Derivatie en validatieregels zijn centraal beheerd, inzichtelijk voor alle gebruikers met de juiste autorisaties en bruikbaar in alle MDG processen.
Beperkingen van DQM Derivations
Hoewel krachtig, zitten er op dit moment nog wel een aantal beperkingen aan derivations. Op de roadmap van SAP zien we wel dat er volop nieuwe ontwikkelingen zijn op het gebied van DQM en Derivations, deze zijn echter wel met name voor de SAP S/4HANA Cloud Public Edition: SAP Road Map Explorer
Complexiteit bij opzet
Een goede inrichting vereist diepgaande kennis van data en processen. Een goede samenwerking tussen business en IT is vereist voor een correcte opzet van de derivation rules.Onderhoud
Bij wijziging van bedrijfsregels moeten scenario’s up to date blijven. Dit vereist onderhoud door iemand met de juiste kennis.Technische beperkingen
Voor bepaalde cross entity logica of uitzonderlijke gevallen is soms alsnog ABAP code nodig.Beperkte scope
Out of the box zijn derivations alleen toepasbaar voor Material en Business Partner data.Derivations als achtergrondstap
Derivations kunnen niet op de voorgrond worden aangeroepen, het vereist altijd een actie die de gebruiker naar de volgende stap binnen de workflow brengt. Dit kan ervoor zorgen dat het proces anders ingericht moet worden of dat de eindgebruiker niet direct de ingevulde velden in het huidige scherm zal zien.
Praktijkvoorbeelden
Onderstaand een aantal voorbeelden uit ons demo systeem die laten zien hoe derivations concreet bijdragen aan snelheid, consistentie en foutreductie in masterdataprocessen:
Scenario 1:
Een gebruiker creëert een nieuw materiaal met Material Type = FERT (Finished Product).
SAP MDG Derivation rule
De derivation rule zal automatisch de onderstaande data afleiden en invullen obv de bovenstaande input van de user:
Algemene gegevens
Product Hierarchy → afgeleid op basis van het materiaaltype ‘Fert – Finished Goods’ en materiaalgroep.
Industry Sector → standaard ingevuld met waarde ‘Retail’.
Batch Management Req indicator en Approved Batch Record Req → ingesteld op ‘X’.
Plant data (table rules)
Nieuwe plantgegevens worden automatisch gegenereerd als materiaal type gelijk is aan ‘FERT – Finishes Goods’ en Materiaalgroep gelijk is aan ‘GMB1 – Boxed Macarons’.
Dit leidt tot de volgende automatisch ingevulde velden:
Plant: ‘CMP2’
Profit Center → bepaald op basis van materiaalgroep en Materiaal type : ‘0016000001’
Unit of Issue → ingesteld op ‘PC – Piece’
Purch Group, Source List, Do not cost, MRP Group, Availability Check → ingevuld volgens vastgelegde waardes in decision table.
Conclusie
DQM Derivations helpen organisaties om hun masterdataprocessen efficiënter, consistenter en minder foutgevoelig te maken. Door logica die nu vaak in hoofden of Excel sheets zit centraal vast te leggen en te automatiseren, wordt data invoer slimmer en stabieler. Met als resultaat: automatisering, minder correctiewerk, snellere doorlooptijden en direct bruikbare data.
Meer informatie
Wil je weten hoe DQM Derivations jouw organisatie kan helpen? Neem contact met ons op voor een demo of adviesgesprek. Voor verdere vragen of informatie over dit onderwerp of voor andere vragen op het gebied van SAP Workflow, Fiori, SAP Invoice Management of SAP Master Data Governance (MDG) kunt u contact opnemen met Sander van der Wijngaart.
Gerelaterde posts
